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Fermeture de caisse et rapprochement avec Xero

À la fin de chaque journée, il est essentiel de fermer toutes les caisses de votre boutique. Si vous avez du personnel, assurez-vous d’avoir un processus de fermeture pour chaque caisse, dans chaque établissement, chaque jour. Cette procédure comprend le comptage des encaissements d’espèces et leur retrait du tiroir-caisse, le décompte des paiements reçus sur votre terminal de paiement par carte et la fermeture de chaque caisse dans Retail POS. Pour obtenir des instructions détaillées concernant la fermeture des caisses, consultez notre article Ouverture et fermeture de caisse.

Comprendre les fermetures de caisse avec Xero

Lorsque vous fermez une caisse dans Retail POS, une facture de comptes débiteurs sera créée dans Xero. La facture comprendra les éléments ci-dessous :

  • Produits vendus : selon le paramètre que vous avez choisi, le montant sera soit additionné par produit ou par code de compte, soit répertorié par vente. Les montants n’incluent pas les taxes.
  • Bonus fidélité : montre les bonus fidélité en tant que passif comptabilisé. Ce montant est réduit lorsque les bonus fidélité sont échangés.
  • Ventes à paiement différé : une note indiquant le montant des paiements effectués pour les ventes à paiement différé du jour. Les paiements seront indiqués sur la facture des ventes à paiement différé si les recettes du jour comprennent des ventes à paiement différé.
  • Ventes mises de côté : chaque fois que le client effectue un paiement pour une vente mise de côté, le montant du paiement et le montant correspondant pour les produits mis de côté seront enregistrés dans les fermetures de caisse du jour. Elles seront rapportées en plusieurs parties, car la facture Xero pour la fermeture de caisse doit avoir un solde de 0,00 €. Cela signifie que vous pouvez voir des quantités étranges dans Xero pour ces articles. N’oubliez pas que le rapport de fermeture de caisse dans Retail POS montrera toujours la valeur totale de la vente. Pour plus d’informations, consultez l’article sur le sujet.
  • Coût des marchandises vendues (CMV) : si le module de coût des marchandises vendues est activé, les coûts associés aux produits vendus seront additionnés et envoyés au moment de la fermeture de la caisse. Ces coûts seront enregistrés dans Xero sous la forme d’une facture CMV et les totaux apparaîtront dans votre résumé de fermeture de caisse dans Retail POS.

Afficher et rapprocher la fermeture dans Xero

Une fois votre caisse fermée, une facture de comptes débiteurs est créée pour la fermeture de caisse dans Xero. Chaque total de paiement est appliqué à la facture en tant que paiement.

Les paiements effectués pour des ventes à paiement différé ne seront pas inclus dans les totaux des paiements de la fermeture de caisse, car ils ont déjà été comptabilisés sur la facture de vente à paiement différé. Une ligne sur la facture créée par la fermeture de caisse débite les paiements effectués ce jour-là afin que le total de la fermeture soit équilibré.

Lorsque les montants de vos paiements seront crédités sur votre compte bancaire et apparaîtront sur votre compte, vous pourrez les rapprocher des totaux des paiements.

Consultez l’article Reconcile your bank account de Xero, dédié au rapprochement de compte bancaire, pour obtenir plus d’informations.

Les versements Lightspeed Payments étant envoyés chaque jour, il est important de fermer votre caisse et d’envoyer les fermetures de caisse à Xero à la fin de votre journée de vente. Cela permettra de faciliter au maximum le rapprochement.

Dépôts bancaires regroupant plusieurs jours ou plusieurs caisses

Il est possible que les paiements de fermeture de caisse soient inclus dans un dépôt bancaire plus important, comme cela peut être le cas pour les exceptions liées aux week-ends avec Lightspeed Payments. Cela signifie que vous devrez rapprocher ce paiement avec les factures de toutes les fermetures de caisse correspondantes. Consultez l’article Find transactions to match to bank statement lines de Xero, dédié au rapprochement entre les transactions et les relevés bancaires, pour plus d’informations.

Envoyer manuellement des fermetures de caisse à Xero

Il peut arriver qu’à la fermeture de votre caisse, la transmission vers Xero échoue. Dans ce cas, vous pouvez envoyer manuellement la fermeture de la caisse vers Xero.

  1. Accédez à Retail POS, puis cliquez sur Rapports > Fermetures de caisses.
  2. Localisez la fermeture de caisse dont l’envoi a échoué, et notez les informations suivantes :
    • le numéro de référence ;
    • la date et l’heure de la fermeture de caisse ;
    • le total des ventes effectuées (à l’exception des ventes à paiement différé) et le total pour chaque type de paiement.
      Remarque : Si vous envoyez votre fermeture à Xero en utilisant le total de produits et non le total de ventes, cliquez sur Afficher les détails pour voir le total de produits.
  3. Dans Xero, accédez à Business > Sales overview (entreprise > aperçu des ventes).Retail-X-xero-sales-overview.png
  4. Cliquez sur +New (nouveau) et sélectionnez Invoice (facture) dans le menu déroulant. Retail-X-xero-new-invoice.png
  5. Complétez les champs de la facture comme détaillé ci-dessous. Vous pouvez prendre exemple sur un rapport de fermeture de caisse antérieur :
    • To (destinataire) : [nom de l’établissement] - [nom de la caisse].
    • Date : date de votre fermeture de caisse.
    • Due Date (date d’échéance) : date de votre fermeture de caisse.
    • Reference (référence) : numéro de référence de la fermeture de caisse.
  6. Remplissez les postes de facture avec votre total de vente ou votre total de produits, le cas échéant. Retail-X-xero-invoice.png
  7. Cliquez surApprove (approuver). Xero crée la facture.
  8. Dans la section Receive a payment (recevoir un paiement), remplissez les détails de paiement de la facture, puis cliquez sur Add payment (ajouter un paiement). Retail-X-xero-add-payment.png

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