Les ventes à paiement différé sont des ventes pour lesquelles vous émettez une facture pour la vente de biens ou de services au client. L’activation de l’intégration QuickBooks en ligne vous permet de créer facilement des factures pour les ventes à paiement différé dans QuickBooks en ligne.

Remarques importantes :

• Les ventes à paiement différé doivent être associées à un client.
• Une fois que vous avez mis la vente en différé, vous ne devez pas ajouter d’autres articles à la vente, car le total de la facture dans QuickBooks en ligne ne sera pas mis à jour.
• Si vous appliquez un paiement à une vente à paiement différé dans QuickBooks en ligne, le paiement ne sera pas synchronisé avec Retail POS.

Fonctionnement

Effectuer la vente

• Sur l’écran de ventes, ajoutez les articles et le client à la vente, cliquez sur Pay (payer) et choisissez « On account » (vente à paiement différé).
• La vente sera enregistrée dans QuickBooks en ligne, ce qui créera une facture.
• Cette facture contiendra les renseignements suivants :
  • Nom du client
  • Description des lignes de la facture (nom du produit)
  • Quantité et prix pour chaque ligne sur la facture
  • Taux de taxe pour la transaction (basé sur la configuration de QuickBooks en ligne dans Retail POS)
  • Date de la facture

Configurer une date d’échéance pour la vente

Les dates d’échéance des ventes à paiement différé sont basées sur les paramètres du client dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez mettre à jour les conditions du client dans QuickBooks en ligne pour modifier la date d’échéance appliquée aux ventes à paiement différé.

QuickBooks en ligne assignera un client à la facture si un nom d’entreprise correspond dans Retail POS. Si vous n’avez pas saisi de nom d’entreprise dans Retail POS, le système recherchera le client dans QuickBooks en ligne en utilisant le nom et le prénom saisis dans Retail POS. S’il n’y a toujours pas de correspondance, un client sera créé dans QuickBooks en ligne selon les détails du client saisis dans Retail POS.

Traiter le paiement d’une vente

Vous pouvez accepter le paiement de la vente soit dans Retail POS, soit dans QuickBooks en ligne.

Recevoir un paiement dans QuickBooks en ligne :

Lorsque vous appliquez un paiement à une vente à paiement différé dans QuickBooks en ligne, le paiement ne sera pas synchronisé avec Retail POS.

Pour comptabiliser ce paiement dans Retail POS, vous devrez l’appliquer à la vente manuellement.

• Appliquer manuellement le paiement à une vente à paiement différé :
  • Trouvez la vente à paiement différé du client dans le grand livre des ventes et cliquez sur Apply payment / refund (appliquer le paiement ou remboursement).
  • Sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant Payment type (type de paiement).
  • Saisissez le montant payé dans le champ Amount (montant).
  • Sélectionnez la caisse où le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Register (caisse).
  • Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment date (date du paiement).
  • Sélectionnez l’heure à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment time (heure du paiement).
  • Cliquez sur Save (enregistrer) pour finaliser le paiement.

Recevoir un paiement dans Retail POS :

• • Trouvez la vente à paiement différé du client dans l’historique des ventes, puis cliquez sur Continue Sale (continuer la vente).
  • Cliquez sur Pay (payer) et saisissez le montant du paiement.
  • Si la vente n’est pas entièrement payée, cliquez sur On Account  (vente à paiement différé) pour mettre le reste du solde à paiement différé.
  • Le paiement sera automatiquement reporté à QuickBooks en ligne. Les renseignements de paiements suivants seront envoyés à QuickBooks en ligne :
    • Date de paiement
    • Mode de paiement (basé sur votre configuration de QuickBooks en ligne dans Retail POS)
    • Montant reçu
    • Facture à laquelle est alloué le paiement

Que se passe-t-il ensuite?

Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, toutes les ventes à paiement différé commencées et tous les paiements effectués pour régler ces ventes seront notés dans votre rapport de fermeture. Le coût des marchandises vendues (CMV) pour les ventes à paiement différé sera inclus dans votre journal CMV de fermeture de caisse.

Veuillez noter qu’une fois qu’une facture a été reportée à QuickBooks en ligne, les articles dans la facture QuickBooks en ligne deviennent fixes à moins qu’un paiement soit ajouté à la facture dans Retail POS et synchronisé. Par exemple, si vous ajoutez des articles à une vente à paiement différé ou en supprimer dans Retail POS, ces changements ne seront pas reportés à QuickBooks en ligne à moins qu’un paiement n’ait été ajouté à la vente également.

Rapprocher la facture et le paiement dans QuickBooks en ligne

Il est important de noter que les paiements des ventes à paiement différé sont notés sur les factures de fin de journée ou de fermeture de caisse enregistrées dans QuickBooks en ligne, afin d’équilibrer les paiements déjà affectés à leur facture originale dans QuickBooks en ligne.

Si vous avez reçu le paiement de la vente dans Retail POS, vous devrez rapprocher le paiement lorsqu’il sera déposé dans votre compte bancaire et apparaîtra dans votre flux de paiement dans QuickBooks en ligne.

N’oubliez pas que ce paiement sera probablement combiné aux dépôts pour les montants des ventes quotidiennes ou de la fermeture de caisse pour ce jour sur votre compte (qu’il s’agisse de paiements en argent comptant ou par carte).

Il se peut que vous deviez rapprocher le dépôt de plusieurs factures : la facture de votre fermeture de caisse et la facture de la vente à paiement différé. Consultez l’article d’aide de QuickBooks en ligne pour savoir comment procéder.