Un dénombrement partiel des stocks consiste à effectuer un dénombrement sur petite partie de vos stocks, se limitant souvent aux articles d’une marque, d’un type de produit ou d’un fournisseur spécifique.

Effectuer des dénombrements partiels régulièrement vous permet de gérer vos stocks et d’effectuer un dénombrement de fin d’année plus facilement, avec un nombre limité d’écarts inattendus.

Quand réaliser un dénombrement partiel des stocks

Beaucoup de marchands effectuent des dénombrements partiels pendant les heures d’ouverture habituelles afin de garantir la fiabilité des stocks de leur boutique tout au long de l’année. Vous pouvez même effectuer plusieurs dénombrements partiels simultanément. Assurez-vous simplement que le même produit ne figure pas dans plusieurs dénombrements.

Nous vous recommandons de planifier vos dénombrements partiels régulièrement au cours de l’année. Comme vous pouvez les programmer à l’avance, vous pouvez facilement les échelonner pour assurer une couverture complète de vos stocks chaque trimestre.

Préparer un dénombrement

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour du dénombrement.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

• Vérifiez le bon fonctionnement de vos lecteurs de code à barres.
• Rangez toutes les zones que vous allez compter, y compris les articles en attente.
• Retournez toutes les étiquettes pour que les codes à barres soient visibles et faciles à numériser.
• Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Comment commencer un dénombrement partiel des stocks

Lorsque vous êtes prêt à dénombrer, commencez un dénombrement programmé ou un nouveau dénombrement.

Commencer un nouveau dénombrement des stocks

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrement des stocks).

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un dénombrement des stocks.

3. Définissez les Date de début et Heure de début du dénombrement des stocks. Par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être passée.

4. Sélectionnez un Établissement où mener le dénombrement des stocks dans le menu déroulant.

5. Saisissez un Nom du dénombrement.

6. Cliquez sur Dénombrement partiel.

7. Utilisez la barre de recherche pour commencer à ajouter des filtres à votre dénombrement des stocks. Vous obtiendrez ainsi tous les éléments qui correspondent au terme recherché. Par exemple, si vous recherchez « Jeans », vous obtiendrez le type « Jeans » et la marque « Guess Jeans ». Vous pouvez rechercher par :

• nom;
• marque;
• type;
• étiquette;
• fournisseur;
• UGS.

Il est important de comprendre comment les filtres fonctionnent. Par exemple :

• Recherchez le terme « Jeans » et sélectionnez le type « Jeans ». Tous les produits associés au type « Jeans » seront ajoutés au dénombrement.
• Ensuite, recherchez le terme « Levis » et sélectionnez la marque « Levis ». Cela retirera tous les produits qui ne sont pas associés à la fois à la marque « Levis » et au type « Jeans »".
• Recherchez le terme « Lee » et sélectionnez la marque « Lee ». Tous les produits associés à la fois au type « Jeans » et la marque « Lee » seront ajoutés à votre dénombrement. En d’autres termes, tous les produits associés au type « Jeans » et soit à la marque « Lee » soit à la marque « Levis » seront inclus dans le dénombrement.

Lorsqu’une étiquette ou un type font partie du même groupe, ils seront regroupés sous la barre de recherche, comme illustré ci-dessus.

Vous pouvez également ajouter des produits individuels à votre dénombrement partiel des stocks.

8. Après avoir ajouté tous les articles souhaités à votre dénombrement des stocks, cliquez sur Commencer le dénombrement.

Commencer un dénombrement programmé

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrement des stocks).

2. Trouvez le dénombrement souhaité dans la liste Due (à effectuer).

3. Cliquez sur le nom du dénombrement. La page des paramètres du dénombrement s’ouvrira. Ne vous inquiétez pas d’actualiser la date et l’heure si elles sont fausses. Retail POS les mettra à jour à la date du jour.

4. Cliquez sur Commencer le dénombrement. Le dénombrement de stocks commencera.

Une page affichera la liste de vos articles à compter et la quantité estimée. Vous n’avez pas à dénombrer vos articles selon l’ordre de la liste.

Dénombrer vos articles

Une fois le dénombrement des stocks commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous :

Numériser les codes à barres à l’aide d’un lecteur de codes à barres

Si la fonction de numérisation de l’appareil que vous utilisez pour le dénombrement des stocks (Mac, PC ou iPad) est configurée, il vous suffit de numériser les articles dans le dénombrement des stocks pour les enregistrer.

1. Si le mode Quick-scan (numérisation rapide) est activé, vous pouvez numériser des codes à barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

2. Vous pouvez également numériser le code à barres (avec le mode Quick-scan (numérisation rapide) désactivé) et saisir manuellement le dénombrement de chaque article.

Numériser des codes à barres avec l’application Scanner Retail POS

L’application Numériseur vous permet de créer ou de commencer un dénombrement des stocks et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil pour numériser les codes à barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Numériseur pour effectuer des dénombrements des stocks, consultez l’article Dénombrements des stocks avec l’application Numériseur Lightspeed.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez effectuer le dénombrement manuellement, en notant la quantité de chaque article à l’aide d’une feuille et d’un stylo, puis en recherchant l’article dans Retail POS et en saisissant le nombre d’articles en question*.

*Le dénombrement manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que l’UGS soit enregistrée pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Une fois qu’un article est dénombré

Lorsqu’un article est dénombré, il apparaît en haut de votre liste d’articles dénombrés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans Your last counted items (vos articles derniers dénombrés) sur le côté droit de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non dénombrés diminuera.

Votre dénombrement sera enregistré automatiquement, et la dernière heure d’enregistrement s’affichera en haut de l’écran au-dessus du bouton Pause.

Vérifier et soumettre un dénombrement partiel des stocks

Lorsque vous avez soumis tous vos dénombrements, vous devez vérifier les articles dénombrés.

Lorsque vous ouvrez la page de vérification, vous pouvez consulter cinq onglets :

• Non dénombrés : liste tous les articles dont le total dénombré est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité estimée est de 0.
• Sans correspondance : liste tous les articles dont le dénombrement est inférieur ou supérieur à la quantité estimée. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont le dénombrement est finalement de 0.
• Avec correspondance : liste tous les articles dénombrés dont le nombre total correspond à la quantité estimée.
• Exclus : liste les articles exclus manuellement du dénombrement.
• Tous.

Vérifiez les articles de votre dénombrement, en particulier ceux des onglets non équilibrés et non dénombrés. Pour les écarts, vous pouvez :

• cocher la case à côté d’un article et choisir Exclure ces articles du dénombrement.

• cocher la case à côté d’un article et choisir Dénombrer les articles à nouveau. Cette opération remettra le compteur de cet article à zéro pour que vous le recomptiez.

• Cliquez sur Resume count (reprendre le dénombrement) en bas de la page et recomptez les articles.

Vendre pendant le dénombrement

Si vous maintenez vos activités commerciales pendant le dénombrement, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période de dénombrement.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, le dénombrement des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).

Soumettre le dénombrement

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre dénombrement et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Terminer.

Ensuite, vous devez confirmer que le dénombrement des stocks est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque TOUT votre personnel a terminé et enregistré le dénombrement sur tous les appareils. S’il reste des articles non dénombrés, une alerte vous en informera, car le dénombrement des stocks de ces articles sera mis à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Submit (soumettre).

Une fois que vous aurez cliqué sur Complete (terminer), nous lancerons le traitement de votre dénombrement. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

• Sans correspondance
• Avec correspondance
• Tous

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre dénombrement et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous afficherez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont le dénombrement est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont le dénombrement est finalement inférieur à la quantité estimée).

Exporter les données

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Vous avez deux possibilités :

• Générer un rapport au format CSV : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article dénombré. Le rapport affichera des colonnes pour l’UGS, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après le dénombrement. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.
• Générer un rapport au format PDF : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après le dénombrement. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre dénombrement.

Abandonner un dénombrement partiel des stocks

Il peut arriver d’avoir à arrêter un dénombrement des stocks commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir le dénombrement, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

C’est ce qu’on appelle abandonner un dénombrement. Pour abandonner un dénombrement en cours, suivez les étapes suivantes :

• Ouvrez le dénombrement dans la page Edit count (modifier le dénombrement) ou Review count (vérifier le dénombrement).
• Cliquez sur le bouton Annuler le dénombrement.

Les dénombrements abandonnés apparaîtront dans l’onglet Annulé de la page d’accueil des dénombrements des stocks.

Consulter l’historique des dénombrements des stocks

Vous pouvez consulter l’historique des dénombrements et exporter les résultats à tout moment.

Pour afficher l’historique :

• Cliquez sur l’onglet Completed (terminés) de la page d’accueil des dénombrements des stocks.
• Cliquez sur le dénombrement que vous souhaitez ouvrir.