Simplifiez votre processus de passation de commande grâce aux commandes destinées à plusieurs établissements. Si vous recevez des stocks dans un établissement central pour les transférer à vos boutiques de vente, vous pouvez envoyer des bons de commande pour le compte de plusieurs établissements, recevoir des commandes complètes et partielles dans cet établissement central et transférer des produits vers les boutiques.

Création un bon de commande

Pour créer un bon de commande dans PDV détaillants :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.

2. Cliquez sur Commander des stocks.

   

3. Saisissez les renseignements suivants :
   • Fournisseur : Cliquez sur le menu déroulant pour choisir le fournisseur de la commande. Cela déterminera quel code fournisseur et quel prix coûtant seront utilisés pour les produits ajoutés à la commande pour laquelle plusieurs fournisseurs sont enregistrés.

   • Établissements destinataires : Cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner les établissements auxquels sont destinés les stocks commandés.

     

   • Établissement à livrer : Sélectionnez l’établissement qui recevra la commande.
   • Date de livraison : La date de livraison attendue pour la commande.
   • Numéro de commande : Le numéro de commande est généré par PDV détaillants lorsque vous sélectionnez un établissement. Vous pouvez modifier ce numéro pour vous aider à identifier vos commandes.
   • Numéro de facture du fournisseur : Si vous avez déjà ce numéro de facture, vous pouvez le saisir ici afin que votre fournisseur puisse s’y référer.

   • Note : ajoutez des informations personnalisées à vos commandes, comme des rappels personnels ou des notes d’approbation.

     

Ajouter des produits à l’aide de l’option Choisir des produits

Lorsque vous créez un bon de commande regroupant des commandes destinées à plusieurs établissements, vous ne pouvez pas ajouter des produits à l’aide d’un fichier CSV.

Pour ajouter des produits à votre bon de commande :

1. Saisissez le nom du produit dans la barre de recherche ou numérisez le code à barres du produit.

   Si vous numérisez des produits, vous pouvez activer l'option Mode numérisation rapide. Cela permet d'ajouter directement l'UGS d'une variante de produit, ce qui évite d'avoir à sélectionner manuellement la variante à partir du produit parent.

   

2. Saisissez la quantité que vous souhaitez commander pour chaque établissement. Si un produit a des variantes, vous pouvez sélectionner chaque variante et la quantité correspondante dans la fenêtre modale de sélection, puis cliquer sur Ajouter les variantes à la commande.

   

   Vous pouvez consulter les niveaux des stocks actuels du produit dans tous vos établissements en cliquant sur la flèche à côté du produit pour en afficher les détails. Vous pouvez voir en un coup d’œil la quantité de produit en stock, en commande, en transfert et la quantité de chaque produit vendue au cours des 30 derniers jours

   

3. Saisissez les réductions, frais d’envoi ou droits de douane que vous appliquerez au bon de commande. Ces montants peuvent être modifiés à la réception des articles commandés et ne figureront pas sur le bon de commande que vous enverrez à votre distributeur.

   

4. En haut de la page, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des produits à partir de recommandations

Si vous avez défini des seuils de réapprovisionnement pour les produits, y compris les niveaux de quantité minimale et maximale, vous pouvez ajouter des produits à partir des recommandations pour plusieurs points de vente. Cette fonctionnalité suggère automatiquement les produits qui sont à leur seuil de réapprovisionnement défini ou en dessous. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour commander des stocks pour les ventes incomplètes.

1. Sélectionnez Choisir des produits.

2. Cliquez sur Ajouter des produits à partir de recommandations.

   

3. Dans la fenêtre contextuelle, utilisez le menu déroulant Établissement destinataire et cochez Tous les établissements ou cochez individuellement les cases à côté des établissements qui réceptionneront la commande.

   

4. Cliquez sur Suivant.

5. Au besoin, utilisez la liste déroulanteChoisir les produits à afficher pour sélectionner Toutes les recommandations, Méthodes de réapprovisionnement ou Ventes et services incomplets, puis cliquez sur Appliquer le filtre pour appliquer votre choix.

   

6. Cochez les produits que vous souhaitez ajouter au bon de commande.

   Pour savoir pourquoi un produit est recommandé pour un réapprovisionnement, cliquez sur l'article pour en afficher les détails.

   

7. Cliquez sur Ajouter les produits à la commande.

   

Si un produit figure dans un autre bon de commande ouvert ou envoyé, ou dans un transfert pour le même établissement, il ne sera pas ajouté à la liste des produits recommandés pour le réapprovisionnement. Si un fournisseur est associé au bon de commande, seuls les produits de ce fournisseur seront recommandés et ajoutés.

Envoyer un bon de commande

Une fois que vous avez créé et rempli votre bon de commande, vous pouvez l’envoyer à votre fournisseur pour commander les produits.

Pour envoyer un bon de commande :

1. Cliquez sur Stocks > Gestion des stocks >Commandes et trouvez la commande de stock que vous souhaitez réceptionner, en vous servant des filtres si nécessaire. Cliquez sur le numéro de commande.

   

2. Cliquez sur Actions > Envoyer la commande par courriel. Saisissez le nom du fournisseur, l'adresse courriel et un message si nécessaire. Vous pouvez également mettre en copie conforme (Cc) ou en copie conforme invisible (Cci) d'autres destinataires.

   

3. Cliquez sur Envoyer. L’état de la commande passe à Envoyé.

   Les comptes d’essai ne peuvent pas envoyer des reçus ou des commandes de stocks par courriel. Les courriels envoyés par ce type de compte ne seront pas transmis.

4. Une fois que le fournisseur aura confirmé votre commande, cliquez sur le menu déroulant Marquer comme, puis sur Expédiée.

   

5. Si vous ne connaissez pas la date de livraison, sélectionnez Je ne connais pas la date et cliquez sur Suivant.
6. Cliquez sur Marquer comme expédiée.

Recevoir et distribuer de bons de commande pour le compte de plusieurs établissements

Vous pouvez réceptionner des bons de commande et transférer immédiatement les stocks aux établissements qui en ont besoin pour éviter d’encombrer votre entrepôt avec des commandes en attente de transfert.

1. Cliquez sur Stocks > Gestion des stocks > Commandes et trouvez la commande de stock que vous souhaitez réceptionner, en vous servant des filtres si nécessaire.

2. Cliquez sur l’icône de réception de commande à droite des informations sur le bon de commande.

   

3. À la page Réceptionner et distribuer la livraison, dans la section Détails de livraison, sélectionnez une Date de livraison. Vous pouvez aussi ajouter un numéro de facture du fournisseur ou une note (facultatif).

   

4. Dans le tableau Produit, sous Quantité réceptionnée, cliquez sur Réceptionner tous les produits commandés pour recevoir une commande complète. Pour une commande partielle, saisissez la quantité dans le champ Quantité réceptionnée et suivez les étapes de la section suivante.

   

5. Mettez à jour les coûts, réductions, frais d'expédition ou droits de douane au besoin.
6. En haut de la page, cliquez sur Réceptionner et distribuer la livraison.
7. Lisez le message d’avertissement, puis cliquez sur Réceptionner et distribuer la livraison. Cette action est irréversible.
8. Cliquez sur Marquer comme réceptionnée.

L’entièreté de la commande sera réceptionnée et fermée, et des transferts seront créés pour chaque établissement, que vous pouvez consulter en cliquant sur la ligne de la commande pour en afficher les détails, puis en sélectionnant l’onglet Distribution. Une fois le bon de commande fermé, aucune modification ne peut y être apportée.

Gérer des commandes partiellement réceptionnées pour plusieurs établissements

Le déploiement du processus de réception de commandes partielles est en cours; il se peut que la fonction ne soit pas disponible pour tous les comptes. Pour en savoir plus sur les commandes partiellement réceptionnées et sur l’API de commande, consultez l’article Nouveautés de la réception de commandes partielles.

Si vous n’avez pas reçu tous les articles d’une commande, vous pouvez la marquer comme partiellement réceptionnée. Un lien vers la commande partielle s’ajoutera à la commande existante et sera accessible à la page Gestion des stocks, en cliquant sur la ligne du bon de commande pour en afficher les détails.

Pour marquer une commande comme partiellement réceptionnée :

1. Cliquez sur Stocks > Gestion des stocks > Commandes et trouvez la commande de stock que vous souhaitez réceptionner, en vous servant des filtres si nécessaire.

2. Cliquez sur l’icône de réception de commande à droite des informations sur le bon de commande.

   

3. À la page Réceptionner et distribuer la livraison, saisissez la quantité dans le champ Quantité réceptionnée.
4. Mettez à jour les coûts, réductions, frais d'expédition ou droits de douane au besoin.
5. Vérifiez les renseignements saisis, puis cliquez sur Réceptionner et distribuer la livraison.

6. Si vous avez commandé des stocks pour traiter des commandes de clients avec l’option Ajouter des produits à partir de recommandations, le système vous invitera à mettre ces articles de côté. Cliquez sur la flèche à côté du nom du produit pour voir les renseignements du client et du reçu de vente. Après avoir noté les articles à mettre de côté, cliquez sur Suivant pour terminer de réceptionner la commande, puis accédez à la page Stocks > Commandes pour terminer la vente incomplète.

   

7. Click Marquer comme partiellement réceptionnée.

   

Les commandes et les livraisons sont accessibles à la page Commandes. Trouvez la commande et cliquez sur la ligne correspondante pour en afficher les détails. L’onglet Détail de la commande montre quels produits sont arrivés et lesquels sont en attente de livraison.

Vous pouvez aussi cliquer sur le numéro de commande ou sur les dates de livraison pour accéder à la page Afficher la commande, sur laquelle vous pourrez consulter les onglets Détails de la commande et Détails de livraison.

À la livraison des stocks restants, vous pouvez cliquer sur Réceptionner la livraison dans l’onglet Détail de la commande et réceptionner les produits dans la commande partielle.

La date de réception sera générée sur le bon de commande une fois que toutes les livraisons et tous les produits de la commande auront été réceptionnés ou annulés.

Annuler des commandes partiellement réceptionnées

Si des produits en attente ne sont plus disponibles auprès du fournisseur, ou si vous décidez que vous n’avez plus besoin des produits, vous pouvez annuler une commande partielle en attente à la page Commandes. Cette action marquera la commande comme réceptionnée, mais les produits ne seront pas ajoutés à vos stocks.

Pour annuler une commande partielle :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur le numéro de commande pour en afficher les détails.

3. Dans l’onglet Détail de la commande, cliquez sur Annuler à côté de la livraison en attente.

   

4. Lisez le message d’avertissement, puis cliquez sur Annuler la commande. Cette action est irréversible.

La commande partielle passera à l’état Annulé et demeurera accessible dans l’onglet Détail de la commande, vous permettant de voir quels stocks ont été commandés et reçus et quels produits étaient en attente au moment de l’annulation.

Vous pouvez aussi annuler une commande en cliquant sur le numéro de commande ou sur la date de livraison pour ouvrir la page Afficher la commande et en cliquant sur le bouton Annuler la commande.

Gérer les transferts pour la distribution

Après la réception d’une livraison, les transferts seront automatiquement envoyés pour la distribution. Vous pouvez réceptionner les transferts et voir leurs références à la page Commandes.

Pour réceptionner les transferts et voir leurs références :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Recherchez la commande et cliquez dessus pour l’agrandir.

3. Cliquez sur l’onglet Distribution.

   

4. Cliquez sur la référence du transfert pour voir plus de détails ou cliquez sur Réceptionner le transfert pour en faire la réception.

Pour en savoir plus sur les transferts de stocks, consultez notre guide Transfert de stocks dans PDV détaillants (série X).

Prochaines étapes