La fermeture de caisse est un processus de base de la vente au détail qui vous permet de vérifier physiquement vos totaux d’argent comptant et de crédit par rapport aux totaux correspondants enregistrés dans PDV détaillants.

Une caisse est ouverte lorsque vous accédez pour la première fois à l’écran de ventes de PDV détaillants, et le logiciel vérifie la date et l’heure sur votre ordinateur ou votre iPad, l’enregistrant comme votre heure d’ouverture de caisse. À partir de là, toutes les ventes que vous enregistrez sur cette caisse dans PDV détaillants seront incluses dans le rapport de fermeture de caisse.

Lorsque vous décidez de fermer la caisse, une fermeture de caisse est créée par le biais de la page Close register (fermeture de caisse), à laquelle vous pouvez accéder en cliquant sur Sell > Open / Close (ventes > ouverture / fermeture).

Le système se connecte au serveur de PDV détaillants dans le nuage, vérifie la date et l’heure et les enregistre comme étant l’heure de fermeture de la caisse. Toutes les ventes, tous les paiements et tous les retours effectués entre l’heure d’ouverture et de fermeture de la caisse seront enregistrés dans un rapport de fermeture de caisse.

Les informations du rapport de fermeture de caisse sont décomposées en plusieurs catégories :

• Outlet (établissement) : l’établissement dans lequel se trouve la caisse.
• Register (caisse) : la caisse qui a été utilisée.
• Closure # (n° de fermeture) : l’identifiant unique pour la fermeture de la caisse, également appelé numéro de séquence.
• Opened (ouverture) : la date et l’heure d’ouverture de la caisse.
• Closed (fermeture) : la date et l’heure de fermeture de la caisse (il ne s’agit pas forcément du même jour que pour l’ouverture).
• New sales (nouvelles ventes) : la valeur totale des ventes créées pendant la période d’enregistrement.
• Taxes : le bilan des taxes perçues pendant la durée d’ouverture de la caisse.
• Discounts (réductions) : le total des réductions appliquées aux ventes, y compris les réductions manuelles, les promotions et les catalogues de prix.
• Account sales (ventes à paiement différé) : les ventes à paiement différé créées, payées et retournées.
• Layby sales (ventes mises de côté) : le même principe que pour les ventes à paiement différé.
• Delivery and pickup (livraison et ramassage) : une synthèse des ventes incomplètes réparties entre les recettes et les dépôts (recettes perçues d’avance).
• Payments (paiements) : le total des paiements appliqués aux ventes de la caisse et une répartition des paiements reçus par type de paiement.

Lors de la fermeture de la caisse, vous additionnez et confirmez vos totaux par type de paiement par rapport aux totaux attendus figurant sur le rapport de fermeture de caisse.

Vous pouvez également voir tous les détails de la fermeture en cliquant sur le bouton View register closure sales (voir les ventes de fermeture de caisse) en bas de la page, après avoir fermé la caisse.

Vous serez redirigé sur la page Reporting > Register closures (rapports > fermetures de caisse), sur laquelle vous apercevrez le bouton View full details (afficher tous les détails), en haut à gauche. Sélectionnez ce bouton pour voir une liste de chaque vente et de ses produits et paiements à partir de la fermeture.

Les fermetures de caisses sont importantes, car elles vous permettent de visualiser une synthèse de l’activité au cours d’un jour ouvrable. Ces données ne changent pas avec les retours et les annulations comme c’est le cas pour les autres rapports. C’est pourquoi il est particulièrement utile de le comparer à des rapports ultérieurs afin d’obtenir une meilleure représentation de la façon dont votre boutique fonctionne au jour le jour, et de créer un document financier pour les rapports.

Pour en savoir plus sur la façon de réaliser une fermeture de caisse, consultez le guide Ouverture et fermeture de caisse.