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Comptabiliser les coûts de stocks et les stocks est essentiel pour vous aider à comprendre si votre commerce de détail est rentable. Votre comptable devra comprendre combien vous coûtent vos stocks, et combien ils valent.
Commandes de stock
Il est indispensable d’utiliser la fonctionnalité de commande de stock de PDV détaillants lors de l’ajout d’un nouveau produit à vos stocks. Sinon, les coûts de vos produits seront incorrects.
Lorsque vous effectuez vos commandes de stock dans PDV détaillants, vous devez les envoyer à Xero afin de créer une facture de comptes fournisseurs dans Xero. Contrairement au reste de l’intégration, cela ne s’opère pas automatiquement.
Pour envoyer une commande de stock reçue à Xero, suivez les étapes suivantes :
- Accédez à Inventory > Stock control (stocks > gestion des stocks) dans PDV détaillants.
- Filtrez la page de commande de stocks par Received orders (commandes reçues). Cliquez sur Update (mettre à jour) pour appliquer le filtre.
- Cliquez sur le bouton Envoyer à Xero sous la référence pour créer la facture dans Xero.
- Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton bleu Afficher dans Xero situé sur la page de la commande afin de charger la facture dans Xero.
Lorsque vous payez votre facture, vous pouvez faire correspondre la transaction de versement dans votre flux bancaire à la facture des comptes fournisseurs dans Xero.
Les renseignements reportés dans Xero sont les suivants :
- La date à laquelle la commande est entièrement réceptionnée dans Xero.
- Le nom du fournisseur.
- Les produits commandés.
- La quantité commandée.
- Le nom de la commande et le numéro de facture du fournisseur sont transférés dans le champ de référence dans Xero.
- Le coût d’approvisionnement (hors taxe). La taxe est appliquée par Xero selon vos paramètres.
- Les frais d’expédition, droits de douane et réductions, sous forme d’articles distincts.
- La date d’échéance n’est pas envoyée à Xero, car il s’agit du jour où vous prévoyez de RECEVOIR la commande, et non de la date d’échéance du paiement.
Pour enregistrer les articles dans des comptes de charges distincts, personnalisez-en les paramètres en modifiant vos correspondances de compte Xero.
Ajustements de stocks : bris, gaspillage, pertes et dénombrements de stocks
Il est également important de suivre les ajustements de vos niveaux de stocks, qu’il s’agisse de stocks endommagés/brisés, de gaspillage (comme la nourriture en fin de journée) ou de pertes (articles volés). Vous constaterez parfois la perte au moment où elle se produit (stocks endommagés, gaspillage), alors que dans d’autres cas, vous ne vous en rendrez compte que lorsque vous procéderez à un dénombrement des stocks.
Tous ces différents types d’ajustements peuvent être enregistrés dans PDV détaillants. Pour en savoir plus, consultez notre guide Traitement d’un ajustement de stocks.
Les ajustements de stocks ne sont pas directement envoyés à Xero. Vous devrez remplir un journal manuel dans Xero.
Pour en savoir plus sur l’utilisation de Xero dans PDV détaillants, consultez la section Xero du Centre d’assistance PDV détaillants ici.