L’ouverture et la fermeture de votre caisse au début et à la fin de chaque journée de vente constituent une composante essentielle de vos procédures quotidiennes. En enregistrant le début et la fin de chaque journée, les écarts sont plus faciles à détecter, les gains de chaque journée sont clairement visibles et les rapports restent exacts. Si vous associez à cela l’enregistrement des flux de trésorerie de la journée, vous réduisez le risque d’erreurs ou de vol.
Tous les rôles d’utilisateur peuvent ouvrir et fermer les caisses et enregistrer les flux de trésorerie. Ces autorisations sont définies par défaut et ne peuvent pas être retirées pour un rôle d’utilisateur.
Ouvrir une caisse
Avant de commencer vos ventes de la journée, vous devez ouvrir votre caisse et ajouter un fonds de caisse si votre établissement traite de l’argent comptant.
- Accédez à la page Caisse > Ouverture et fermeture.
Pour ouvrir une caisse sur un iPad, accédez à Ouvrir la caisse à partir du menu principal, puis appuyez sur Ouvrir la caisse.
- Ajoutez un fonds de caisse d’ouverture et une note, au besoin.
- Cliquez sur Open Register (ouvrir la caisse). Votre caisse restera ouverte jusqu’à ce que vous la fermiez à la fin de votre journée de vente.
Ajouter et retirer de l’argent comptant
Tout au long de la journée, vous pouvez avoir besoin d’ajouter ou de retirer de l’argent comptant du tiroir-caisse. Il est important d’enregistrer les flux de trésorerie afin d’éviter les erreurs de compte et les vols. Si nécessaire, vous pouvez saisir une note expliquant la raison du flux de trésorerie.
Pour ajouter ou retirer de l’argent comptant, accédez à Caisse > Fonds de caisse. Vous y verrez des options pour retirer de l’argent, ajouter de l’argent ou consulter les flux de trésorerie.
Pour ajouter ou retirer de l’argent sur un iPad, accédez au menu principal, puis à Fonds de caisse.
Sortie
Cette option vous permet de retirer de votre tiroir-caisse de l’argent comptant à donner en pourboire ou à déposer en lieu sûr. Cliquez sur Retirer de l’argent, puis sur Sortie.
Sortie de petite caisse
Cette option vous permet d’utiliser l’argent du tiroir-caisse pour couvrir les dépenses de la boutique, comme des produits de nettoyage ou de la papeterie. Cliquez sur Retirer de l’argent, puis sur Sortie de petite caisse.
Entrée
Cette option vous permet de suivre l’argent que vous ajoutez à votre tiroir-caisse, comme l’argent ajouté pour augmenter le montant de votre fonds de caisse. Appuyez sur Add Cash (ajouter de l’argent), puis sur Cash in (entrée).
Entrée de petite caisse
Cette option vous permet de remettre dans le tiroir-caisse l’argent que vous avez retiré de la petite caisse, pour les dépenses de la boutique, par exemple. Appuyez sur Ajouter de l’argent, puis sur Entrée de petite caisse.
Fermer une caisse
La fermeture de la caisse à la fin de la journée vous permet de totaliser vos paiements grâce au comptage de caisse et aux reçus de cartes de crédit imprimés, puis de les comparer aux ventes et aux paiements enregistrés dans PDV détaillants.
Il est recommandé de fermer chaque caisse à la fin de chaque journée de vente. Vous pourrez ainsi vous consulter plus tard les informations de paiement de chaque journée. Si vous laissez votre caisse ouverte plusieurs jours d’affilée, il vous sera plus difficile de trouver plus tard certains paiements ou problèmes.
- Accédez à la page Caisse > Ouverture et fermeture.
Pour fermer une caisse sur un iPad, accédez à Fermer la caisse dans le menu principal, puis appuyez sur Fermer la caisse.
- Comptez l’argent dans le tiroir-caisse et saisissez la valeur dans le champ Counted ($) (compté) à côté du montant attendu. Cette somme doit inclure les paiements en argent comptant, les fonds de caisse et les flux de trésorerie.
- Effectuez la procédure de fin de journée de votre terminal de paiement par carte pour calculer la somme des paiements reçus pendant la journée. Vérifiez que cette valeur est bien synchronisée dans la fermeture de caisse, puis saisissez-la dans le champ Counted ($) (compté) à côté du montant attendu.
- Si vous utilisez d’autres types de paiements, saisissez la valeur comptée ($) pour chaque type de paiement.
- Ajoutez une note dans le résumé de fermeture, au besoin.
- Cliquez sur Close Register (fermer la caisse).
- Si nécessaire, cliquez sur Print Last Summary (imprimer le dernier résumé) pour imprimer le résumé de fermeture ou l’enregistrer au format .pdf pour conserver ces informations.
Après la fermeture de votre caisse, tout l’argent comptant, y compris les flux de trésorerie et le fonds de caisse, sera enregistré comme retiré, et PDV détaillants considèrera qu’il ne reste rien dans votre tiroir-caisse physique. Si vous reportez votre fonds de caisse au jour de vente suivant, vous devrez de nouveau saisir sa valeur lors de la prochaine ouverture de caisse.
Écarts
Si votre compte physique est inférieur à votre compte estimé dans PDV détaillants, cette différence sera enregistrée comme un manque à gagner. S’il est supérieur au compte estimé, le montant excédentaire sera enregistré comme un trop-perçu.