L’ouverture et la fermeture de votre caisse au début et à la fin de chaque journée de vente constituent une composante essentielle de vos procédures quotidiennes. En enregistrant le début et la fin de chaque journée, les écarts sont plus faciles à détecter, les gains de chaque journée sont clairement visibles et les rapports restent exacts. Si vous associez à cela l’enregistrement des flux de trésorerie de la journée, vous réduisez le risque d’erreurs ou de vol.

Tous les rôles d’utilisateur peuvent ouvrir et fermer les caisses et enregistrer les flux de trésorerie. Ces autorisations sont définies par défaut et ne peuvent pas être retirées pour un rôle d’utilisateur.

Ouvrir une caisse

Avant de commencer vos ventes de la journée, vous devez ouvrir votre caisse et ajouter un fonds de caisse si votre établissement traite de l’argent comptant.

1. Accédez à la page Caisse > Ouverture et fermeture.

   

   Pour ouvrir une caisse sur un iPad, accédez à Ouvrir la caisse à partir du menu principal, puis appuyez sur Ouvrir la caisse.

2. Ajoutez un fonds de caisse d’ouverture et une note, au besoin.
3. Cliquez sur Ouvrir la caisse. Votre caisse restera ouverte jusqu'à ce que vous la fermiez à la fin de votre journée de vente.

Ajouter et retirer de l’argent comptant

Tout au long de la journée, vous pouvez avoir besoin d’ajouter ou de retirer de l’argent comptant du tiroir-caisse. Il est important d’enregistrer les flux de trésorerie afin d’éviter les erreurs de compte et les vols. Si nécessaire, vous pouvez saisir une note expliquant la raison du flux de trésorerie.

Pour ajouter ou retirer de l’argent comptant, accédez à Caisse > Fonds de caisse. Vous y verrez des options pour retirer de l’argent, ajouter de l’argent ou consulter les flux de trésorerie.

Pour ajouter ou retirer de l’argent sur un iPad, accédez au menu principal, puis à Fonds de caisse.

Sortie

Cette option vous permet de retirer de votre tiroir-caisse de l’argent comptant à donner en pourboire ou à déposer en lieu sûr. Cliquez sur Retirer de l’argent, puis sur Sortie.

Sortie de petite caisse

Cette option vous permet d’utiliser l’argent du tiroir-caisse pour couvrir les dépenses de la boutique, comme des produits de nettoyage ou de la papeterie. Cliquez sur Retirer de l’argent, puis sur Sortie de petite caisse.

Entrée

Cette option vous permet de suivre l'argent que vous ajoutez à votre tiroir-caisse, comme l'argent ajouté pour augmenter le montant de votre fonds de caisse. Appuyez sur Ajouter de l'argent, puis sur Entrée.

Entrée de petite caisse

Cette option vous permet de remettre dans le tiroir-caisse l’argent que vous avez retiré de la petite caisse, pour les dépenses de la boutique, par exemple. Appuyez sur Ajouter de l’argent, puis sur Entrée de petite caisse.

Fermer une caisse

La fermeture de votre caisse vous permet de totaliser les paiements en fonction des décomptes d’argent comptant et des reçus de carte de crédit imprimés, puis de comparer ces montants à ceux enregistrés dans PDV détaillants.

Il est recommandé de fermer chaque caisse à la fin de chaque journée. Vous pourrez ainsi vous consulter plus tard les informations de paiement de chaque journée. Si vous laissez votre caisse ouverte plusieurs jours d’affilée, il vous sera plus difficile de trouver plus tard certains paiements ou problèmes.

• Fermer une caisse sur un ordinateur

  1. Accédez à la page Caisse > Ouverture et fermeture.

     

  2. Sélectionnez Saisir uniquement le total en argent comptant ou Compter l'argent comptant par dénomination.

     

     • Dans Saisir uniquement le total en argent comptant, saisissez le montant dans le champ Total de cash.

     • Dans Compter l'argent comptant par dénomination, saisissez le nombre de chaque pièce ou billet dans le champ Quantité correspondant. Cela doit comprendre les paiements en argent comptant, les fonds de caisse et les transferts.

       

       Dès que vous saisissez une quantité, le champ Montant se met automatiquement à jour, affichant la valeur TOTAL DE CASH en cours. Cela permet de remplir automatiquement le champ Montant compté ($) dans la section Résumé des paiements.

       

  3. Effectuez la procédure de fin de journée de votre terminal de paiement par carte pour calculer la somme des paiements reçus pendant la journée. Vérifiez que cette valeur est bien synchronisée dans la fermeture de caisse, puis saisissez-la dans le champ Montant compté ($) à côté du montant attendu.

     

  4. Si vous avez reçu des paiements d'autres types de paiement, saisissez la valeur dans le champ Montant compté ($) pour chaque type de paiement.

  5. (Facultatif) Ajoutez une note dans le champ Note.

     

  6. Cliquez sur Fermer la caisse.
  7. (Facultatif) Cliquez sur Imprimer le dernier résumé pour imprimer le résumé de fermeture ou l'enregistrer au format .pdf pour conserver ces renseignements.

• Fermer une caisse sur iPad

  1. Appuyez sur Fermer la caisse dans le menu principal.

     

  2. Appuyez sur Fermer la caisse.

     

  3. Comptez votre argent comptant. Vous pouvez soit saisir un montant total en argent comptant, soit saisir la quantité de chaque dénomination dans votre tiroir-caisse.

     • Pour saisir un total en argent comptant, appuyez sur Saisir le montant dans le champ Compté ($) de la section Résumé de caisse. Le champ Écart ($) se mettra à jour automatiquement.

       

     • Pour compter l'argent comptant par dénomination, appuyez sur Comptage de caisse.

       

       • Appuyez sur les boutons + et - pour saisir la quantité de chaque pièce ou billet dans votre tiroir-caisse. Vous pouvez également appuyer sur 0 pour saisir la quantité de chaque pièce ou billet dans son champ respectif. Cela doit comprendre les paiements en argent comptant, les fonds de caisse et les transferts.

         

         À mesure que vous saisissez chaque quantité, le champ Total dénombré se met à jour automatiquement, vous fournissant un Écart continu.

       • Appuyez sur le crochet lorsque vous avez terminé le dénombrement.

  4. Si vous avez reçu des paiements d'autres types de paiement, saisissez ces totaux en appuyant sur le champ 0,00 correspondant dans la section Résumé des autres paiements.

     

     Les champs Compté ($) et Écart ($) se mettront à jour automatiquement.

  5. (Facultatif) Ajoutez une note dans le champ Ajoutez une note sur la fermeture de caisse.

     

  6. Appuyez sur Fermer la caisse.

  7. (Facultatif) Appuyez sur Imprimer pour imprimer le résumé de fermeture pour conserver ces renseignements.

     

  8. Appuyez sur Terminer.

Après la fermeture de votre caisse, tout l’argent comptant, y compris les flux de trésorerie et le fonds de caisse, sera enregistré comme retiré, et PDV détaillants considèrera qu’il ne reste rien dans votre tiroir-caisse. Si vous reportez votre fonds de caisse au jour suivant, vous devrez de nouveau saisir sa valeur lors de la prochaine ouverture de caisse.

Écarts

Si votre compte physique est inférieur à votre compte estimé dans PDV détaillants, cette différence sera enregistrée comme un manque à gagner. S’il est supérieur au compte estimé, le montant excédentaire sera enregistré comme un trop-perçu.

Prochaines étapes