Dans cet article, vous découvrirez les différents types d’utilisateurs, leurs rôles et les autorisations liées aux rôles, ainsi que la façon de créer de nouveaux utilisateurs et de modifier leurs autorisations, au besoin.

Fonctionnement des utilisateurs et de leurs rôles

Dans PDV détaillants, les utilisateurs sont les comptes individuels associés aux membres de votre personnel. Chaque utilisateur a un rôle d’utilisateur qui détermine ses autorisations pour les tâches spécifiques à son rôle. Les utilisateurs ayant le même rôle auront les mêmes autorisations.

Dans PDV détaillants, un utilisateur peut se voir attribuer l’un de ces trois rôles d’utilisateur :

• Caissier
  • Ce rôle est pour les membres de votre personnel qui ne sont pas gestionnaires.
  • Il peut traiter des ventes, transférer des stocks et fermer les caisses.
  • Il n’a pas accès aux rapports ni aux fonctionnalités de gestion, telles que l’ajout et la modification de produits.
• Gestionnaire
  • Ce rôle représente le personnel de gestion.
  • Il a les mêmes autorisations que le rôle de caissier.
  • Il peut créer de nouveaux comptes d’employés, dont des caissiers et des gestionnaires.
  • Il a accès aux rapports de la boutique qui lui est assignée.
  • Il peut ajouter ou modifier des produits.
• Administrateur
  • Ce rôle est destiné au propriétaire de la boutique ou au compte du siège social.
  • Il peut consulter et modifier toutes les boutiques du compte PDV détaillants.
  • Il est possible de créer plusieurs utilisateurs administrateurs.

Il y a un propriétaire de compte pour chaque compte PDV détaillants. Les identifiants utilisés pour s’inscrire à PDV détaillants donnent accès au rôle du propriétaire du compte. Celui-ci possède le niveau d’accès le plus élevé (plus que l’utilisateur administrateur), et il peut mettre à jour les coordonnées de facturation, modifier les détails de paiement des abonnements ou les forfaits, annuler le compte, exporter des données critiques et modifier le rôle de propriétaire du compte ou le transférer à un autre utilisateur. Le propriétaire du compte a l’autorité d’accorder des droits administratifs restreints à d’autres utilisateurs du compte PDV détaillants, notamment à des utilisateurs administrateurs, et de donner à Lightspeed des instructions concernant le compte PDV détaillants.

Par défaut, les comptes ayant souscrit un forfait Base, Pro, Basique, Standard ou Avancé n’ont accès qu’aux rôles de caissier, de gestionnaire et d’administrateur. Les comptes ayant souscrit un forfait Entreprise peuvent créer des rôles d’utilisateur personnalisés supplémentaires.

Créer un utilisateur (membre du personnel)

Par défaut, seuls les utilisateurs dotés du rôle de gestionnaire ou d’administrateur peuvent créer ou gérer des utilisateurs. Une fois connectés, tous les utilisateurs peuvent modifier leur profil et leurs paramètres de sécurité.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

   

2. Saisissez les renseignements de l’utilisateur :
   1. Nom d’utilisateur : le nom utilisé par l’utilisateur pour se connecter à PDV détaillants.
   2. Nom d’affichage : le nom qui s’affichera sur les reçus des clients, les rapports et partout ailleurs dans PDV détaillants.
   3. Adresse courriel : l’adresse courriel de l’utilisateur utilisée à des fins de vérification.
   4. Image de profil : l’image qui s’affiche sur les pages de connexion et les profils d’utilisateurs.
   5. Établissements : l’établissement auquel vous souhaitez que l’utilisateur puisse accéder. Si vous souhaitez qu’il ait accès à tous les établissements, cliquez sur Sélectionnez tous les établissements.
   6. Rôle : le rôle qui détermine de quelles autorisations dispose l’utilisateur.
   7. Sécurité et identifiant : le mot de passe que saisira l’utilisateur pour se connecter à votre boutique PDV détaillants. L’utilisateur peut le changer en accédant à Configuration > Utilisateurs une fois connecté.

   Ajoutez une autre couche de sécurité pour les utilisateurs administrateurs en activant l’authentification multifacteur après avoir créé l’utilisateur. Il est obligatoire pour tous les marchands PDV détaillants basés en Australie et ayant intégré Xero d’utiliser l’authentification multifacteur pour les utilisateurs administrateurs, y compris pour le propriétaire du compte. Cette obligation est mise en place pour adhérer aux normes de sécurité de Xero. Il sera demandé aux nouveaux utilisateurs administrateurs de configurer l’authentification multifacteur lors de leur prochaine connexion, et ils ne pourront pas accéder à la boutique PDV détaillants tant que cette procédure n’est pas mise en place.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les autorisations d’un rôle d’utilisateur

Les autorisations peuvent être modifiées pour les rôles d’utilisateur caissier et gestionnaire, afin d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités dans PDV détaillants. Le rôle d’utilisateur administrateur dispose d’autorisations fixes et ne peut être modifié.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs et cliquez sur l’onglet Rôles.

   

2. Vous pourrez voir les trois rôles d’utilisateur disponibles. Cliquez sur Caissier ou Gestionnaire pour voir les autorisations activées ou désactivées pour ces rôles d’utilisateur.

   Les forfaits Entreprise peuvent contenir des rôles personnalisés supplémentaires qu’il est possible de modifier.

Sur la page des rôles, vous pouvez modifier les autorisations suivantes :

Coûts des produits

Cela permet aux caissiers ou aux gestionnaires de voir et de calculer le coût de vos produits et les majorations sur l’écran de caisse, dans le catalogue de produits, dans les rapports, et dans la page de gestion des stocks. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut pour les caissiers et activée par défaut pour les gestionnaires.

Étiquettes

Les caissiers et les gestionnaires sont autorisés par défaut à imprimer des étiquettes de produits. Vous pouvez décocher cette option si vous souhaitez retirer cette autorisation à vos caissiers et gestionnaires.

Réductions

Permet à l’utilisateur d’appliquer des réductions sur des articles individuels ou à la totalité de la vente. Vous pouvez également fixer une limite de réduction pour contrôler le pourcentage de réduction autorisé pour les différents rôles. Les réductions sont activées par défaut, et la réduction maximum est fixée à 100 % pour les gestionnaires et les caissiers. Les administrateurs peuvent modifier ces autorisations au besoin.

Caisse

Personnalisez les autorisations pour les activités de vente, comme créer des ventes à paiement différé et mises de côté, mettre une vente en attente, accorder manuellement un crédit en boutique, effectuer des retours et des échanges, modifier et annuler des ventes, et effectuer des opérations de caisse et des flux de trésorerie. Par défaut, toutes ces options sont activées pour les gestionnaires. Les options Accorder manuellement un crédit en boutique, Annuler des ventes sur le grand livre des ventes et sur l’historique des ventes et Modifier des ventes sur le grand livre des ventes et sur l’historique des ventes sont désactivées par défaut pour les caissiers.

Les autorisations relatives aux ventes peuvent également être entièrement désactivées pour les rôles non liés à la vente dans votre organisation. Une fois les autorisations de ventes désactivées, ce rôle d’utilisateur n’aura plus accès à l’écran de caisse ou à Commerce électronique Lightspeed (série E), le cas échéant. Par défaut, il pourra afficher l’historique des ventes, mais cette option peut être désactivée en décochant Afficher l’historique des ventes des établissements auxquels il est affecté.

Clients

Par défaut, les caissiers ont seulement l’autorisation d’ajouter des nouveaux clients dans PDV détaillants. Ils ne peuvent pas supprimer un client ou en ajouter un à un groupe de clients. Les gestionnaires ont toutes les autorisations nécessaires pour modifier et supprimer des clients.

Dans cette section, vous pouvez également décider d’autoriser vos caissiers et gestionnaires à exporter des listes de clients au format CSV, et à ajouter et modifier les limites de paiement différé des clients.

À la section Autres autorisations, un crochet (✔) ou une croix (X) à côté d’une autorisation signifie que celle-ci ne peut pas être modifiée. Cette section donne un aperçu rapide des autorisations disponibles ou non pour chaque rôle.

Produits

Spécifiez si les caissiers et les gestionnaires peuvent ou non créer, modifier et supprimer des produits, ajuster manuellement les stocks, créer des catalogues de prix, effectuer des dénombrements, commander des stocks et traiter des retours. Les autorisations liées aux produits seront toutes activées par défaut pour les gestionnaires. Les caissiers pourront quant à eux effectuer des dénombrements, commander et retourner des stocks, et traiter des transferts de stock.

Les rôles d’administrateur peuvent également donner à un utilisateur l’autorisation d’ajuster manuellement les stocks.

Rapports

Précisez à quels rapports vos utilisateurs ont accès. Sélectionnez ou désélectionnez des options pour permettre aux utilisateurs de consulter les rapports sur leurs propres ventes ou sur toutes les ventes effectuées dans les établissements auxquels ils sont affectés, les rapports de fermetures de caisses ou les rapports de stocks.

• Si vous désélectionnez l’option Voir les rapports Paiements Lightspeed, l’utilisateur n’aura pas accès à ces rapports.
  • Les gestionnaires ne peuvent consulter ces rapports que pour les établissements qui leur sont attribués, s’ils en ont l’autorisation.
  • Les caissiers n’y auront pas accès, quelles que soient leurs autorisations.
• Si vous désélectionnez l’option Afficher les rapports de vente, vos utilisateurs ne verront pas le rapport de vente dans la section Rapports. Les objectifs de vente et les ventes ne seront plus disponibles sur le tableau de bord de la page d’accueil.
• Si vous désélectionnez l’option Afficher les rapports de stocks, vos utilisateurs n’auront plus accès à ces rapports. Ils pourront toutefois continuer de consulter les autres rapports.
• Si vous désélectionnez l’option Afficher les fermetures de caisses, vos utilisateurs pourront ouvrir et fermer leur caisse. Ils pourront voir le résumé de cette ouverture ou fermeture de caisse précise, mais ne verront pas le résumé des ouvertures ou fermetures de caisse des jours précédents. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les données partagées avec vos utilisateurs.

Configuration

Toutes les options de configuration sont verrouillées pour les caissiers et ne peuvent pas être changées. Les gestionnaires ont un accès limité à la plupart des options de configuration, mais ils peuvent ajouter et modifier des caissiers et d’autres gestionnaires, ainsi que gérer les touches rapides. Si vous voulez autoriser les gestionnaires à ajouter d’autres gestionnaires, assurez-vous de cocher l’option Ajouter des gestionnaires.

Vous pouvez aussi restreindre les droits d’accès pour empêcher le personnel d’accéder à distance à votre boutique PDV détaillants.

Créer des rôles d’utilisateur personnalisés

Les marchands détenteurs d’un forfait Entreprise peuvent créer des rôles d’utilisateur personnalisés adaptés à leurs besoins.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs > Rôles.
2. Cliquez sur Ajouter un rôle.

   

3. Choisissez un nom, et indiquez si vous souhaitez attribuer les autorisations par défaut de caissier ou de gestionnaire à ce nouveau rôle.

   

4. Définissez les autorisations du nouveau rôle. Pour en savoir plus sur la configuration des autorisations, consultez la section Modifier les autorisations d’un rôle d’utilisateur de cet article.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Prochaines étapes