PDV détaillants vous permet de créer des comptes utilisateurs pour les membres de votre personnel, d'attribuer différents types de rôles d'utilisateur et de régler les autorisations utilisateur pour mieux sécuriser votre entreprise.

Fonctionnement des utilisateurs et de leurs rôles

Dans PDV détaillants, les utilisateurs sont les comptes individuels associés aux membres de votre personnel. Chaque compte utilisateur a un rôle d'utilisateur qui détermine les autorisations de l'employé pour les tâches spécifiques à son rôle. Les utilisateurs ayant le même rôle auront les mêmes autorisations.

• Caissier
  • Ce rôle est pour les membres de votre personnel qui ne sont pas gestionnaires.
  • Il peut traiter des ventes, transférer des stocks et fermer les caisses.
  • Il n'a pas accès aux rapports ni aux fonctionnalités de gestion, telles que l'ajout et la modification de produits.
• Gestionnaire
  • Ce rôle est pour le personnel de gestion.
  • Il a les mêmes autorisations que le rôle de caissier.
  • Il peut créer de nouveaux comptes utilisateurs d'employés, dont des caissiers et des gestionnaires.
  • Il a accès aux rapports de la boutique qui lui est assignée.
  • Il peut ajouter ou modifier des produits.
• Administrateur
  • Ce rôle est destiné aux propriétaires de la boutique ou au compte du siège social.
  • Il peut consulter et modifier toutes les boutiques du compte PDV détaillants.

Chaque compte PDV détaillants a un rôle de propriétaire du compte, lequel est associé aux identifiants de connexion utilisés pour s'inscrire à PDV détaillants. Le propriétaire du compte possède le niveau d'accès le plus élevé (plus que l'utilisateur administrateur), et il peut mettre à jour les coordonnées de facturation, modifier les détails de paiement des abonnements ou les forfaits, annuler le compte, exporter des données critiques et modifier le rôle de propriétaire du compte ou le transférer à un autre utilisateur.

Le propriétaire du compte a l'autorité d'accorder des droits administratifs restreints à d'autres utilisateurs, notamment à des utilisateurs administrateurs.

Par défaut, les comptes ayant souscrit des forfaits anciens et des forfaits Débutant et Essentiel n'auront accès qu'aux rôles de caissier, de gestionnaire et d'administrateur. Les comptes ayant souscrit des forfaits Entreprise peuvent créer des rôles d'utilisateur personnalisés supplémentaires.

Vous pouvez confirmer le forfait que vous avez souscrit ou le modifier dans PDV détaillants.

Créer un utilisateur

Par défaut, seuls les utilisateurs dotés du rôle de gestionnaire ou d'administrateur peuvent créer ou gérer des utilisateurs. Une fois connectés, tous les utilisateurs peuvent modifier leur profil et leurs paramètres de sécurité.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.

2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.

   

3. Saisissez les renseignements du nouvel utilisateur :
   1. Nom d'utilisateur : le nom utilisé par l'utilisateur pour se connecter à PDV détaillants.
   2. Nom d'affichage : le nom qui s'affichera sur les reçus des clients, les rapports et partout ailleurs dans PDV détaillants.
   3. Adresse courriel : l'adresse courriel de l'utilisateur utilisée à des fins de vérification.
   4. Image de profil (facultatif) : l'image de profil qui s'affiche sur les pages de connexion et le profil de l'utilisateur.
   5. Établissements : l'établissement auquel vous souhaitez que l'utilisateur puisse accéder. Si vous souhaitez qu'il ait accès à tous les établissements, choisissez Sélectionner tous les établissements.
   6. Rôle : le paramètre qui détermine de quelles autorisations dispose l'utilisateur.
   7. Sécurité et identifiant : mot de passe unique créé pour l'utilisateur. Ce dernier le saisira pour se connecter à votre boutique PDV détaillants. L'utilisateur peut changer son propre mot de passe en accédant à Configuration > Utilisateurs une fois connecté.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez ajouter une autre couche de sécurité pour les utilisateurs administrateurs en activant l'authentification multifacteur. Il est obligatoire pour tous les marchands PDV détaillants basés en Australie et ayant intégré Xero d'utiliser l'authentification multifacteur pour les utilisateurs administrateurs, y compris pour le propriétaire du compte. Cette obligation est mise en place pour adhérer aux normes de sécurité de Xero. Il sera demandé aux nouveaux utilisateurs administrateurs de configurer l'authentification multifacteur lors de leur prochaine connexion, et ils ne pourront pas accéder à la boutique PDV détaillants tant que cette procédure n'est pas mise en place.

Modifier les autorisations d'un rôle d'utilisateur

Les autorisations peuvent être modifiées pour les rôles d'utilisateur caissier et gestionnaire (et les rôles d'utilisateur personnalisés, le cas échéant). Le rôle d'utilisateur administrateur dispose d'autorisations fixes qui ne peuvent pas être modifiées.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.

2. Cliquez sur l'onglet Rôles.

   

3. Cliquez sur Caissier ou Gestionnaire pour voir les autorisations activées pour chaque rôle.

Une fois que vous avez cliqué sur le rôle que vous voulez voir, vous pouvez modifier les autorisations suivantes :

Coûts des produits

L'autorisation Afficher les coûts des produits permet aux caissiers ou aux gestionnaires de voir et de calculer le coût des produits et les majorations sur l'écran de caisse, dans le catalogue de produits, dans les rapports et dans la page de gestion des stocks (Stocks > Gestion des stocks). Cette fonctionnalité est activée par défaut pour les gestionnaires.

Étiquettes

Les caissiers et les gestionnaires sont autorisés par défaut à imprimer des étiquettes de produits. Pour retirer cette autorisation, décochez l'option Imprimer des étiquettes. De plus, vous pouvez modifier les autorisations pour créer et modifier des modèles d'étiquettes.

Réductions

Les autorisations relatives aux réductions permettent aux utilisateurs d'appliquer des réductions sur des articles individuels ou à la totalité des ventes. Vous pouvez également fixer des limites de réduction pour contrôler le pourcentage de réduction autorisé pour les différents rôles. Les autorisations relatives aux réductions sont activées par défaut, et la réduction maximum est fixée à 100 % pour les gestionnaires et les caissiers. Les utilisateurs administrateurs peuvent modifier ces autorisations au besoin.

Ventes

Cette section vous permet de personnaliser les autorisations pour les activités liées à la vente, comme créer des ventes mises de côté et à paiement différé, diviser des produits conditionnés lors des ventes, mettre des ventes en attente, accorder manuellement un crédit en boutique, traiter des retours et des échanges, gérer les touches rapides, modifier et annuler des ventes, et effectuer des opérations de caisse et au comptant. Toutes ces options sont activées par défaut pour les gestionnaires.

Les options Accorder manuellement un crédit en boutique, Annuler des ventes sur le grand livre des ventes et sur l'historique des ventes et Modifier des ventes sur le grand livre des ventes et sur l'historique des ventes sont désactivées par défaut pour les caissiers.

Les autorisations relatives aux ventes peuvent être entièrement désactivées pour les rôles non liés à la vente dans votre organisation. Si vous décochez Créer ou continuer des ventes, toutes les autorisations relatives aux ventes seront désactivées, et le rôle d'utilisateur concerné n'aura plus accès à l'écran de caisse ou à eCom (le cas échéant). Par défaut, il pourra afficher l'historique des ventes, ce qui peut être bloqué en décochant Afficher l'historique des ventes des établissements auxquels il est affecté.

Clients

Par défaut, les caissiers ont seulement l'autorisation d'ajouter des nouveaux clients dans PDV détaillants. Ils ne peuvent pas supprimer un client ou en ajouter un à un groupe de clients. Les gestionnaires ont toutes les autorisations nécessaires pour modifier et supprimer des clients.

Dans cette section, vous pouvez décider d'autoriser les caissiers et gestionnaires à exporter des listes de clients au format CSV, et à ajouter et modifier les limites de paiement différé des clients. Vous pouvez également activer l'autorisation Fusionner des clients pour les gestionnaires.

Si une option sous Autres autorisations est grisée, cela signifie qu'elle ne peut pas être modifiée. Cette section donne un aperçu rapide des autorisations disponibles ou non pour chaque rôle d'utilisateur.

Modes de paiement enregistrés

Par défaut, les utilisateurs administrateurs sont autorisés à ajouter, à modifier et à utiliser les modes de paiement enregistrés des clients. Vous pouvez aussi permettre aux caissiers et aux gestionnaires de disposer de cette autorisation.

Produits

Cette section vous permet de spécifier si les caissiers et les gestionnaires peuvent ou non créer, modifier et supprimer des produits. Vous pouvez également personnaliser les autorisations permettant d'ajuster manuellement les stocks, d'effectuer des dénombrements de stocks, de commander et de retourner des stocks, de traiter des transferts de stocks, et de créer des promotions et des catalogues de prix.

Par défaut, toutes les autorisations liées aux produits sont activées pour les gestionnaires. Les options Effectuer des dénombrements des stocks, Effectuer des retours et commandes de stocks auprès des fournisseurs et Effectuer un transfert de stocks sont activées par défaut pour les caissiers.

Rapports

Cette section vous permet de personnaliser les rapports auxquels vos utilisateurs ont accès. Vous pouvez permettre aux utilisateurs de consulter les rapports sur leurs propres ventes ou sur toutes les ventes effectuées dans les établissements auxquels ils sont affectés, les rapports de fermetures de caisses ou les rapports de stocks.

• Afficher les rapports de vente : si vous décochez cette case, l'utilisateur n'aura pas accès au rapport de vente. Les objectifs de vente et les ventes ne seront plus disponibles sur le tableau de bord de la page d'accueil.
• Afficher les rapports de stocks : si vous décochez cette case, l'utilisateur n'aura pas accès au rapport de stocks. Il pourra toutefois continuer de consulter les autres rapports.
• View register closures and cash movement reports (Afficher les rapports de fermetures de caisses et les rapports sur les flux de trésorerie) : si vous désélectionnez cette option, l'utilisateur ne verra pas les résumés des ouvertures ou des fermetures de caisse des jours précédents. Il pourra toujours ouvrir et fermer sa caisse, et voir le résumé de cette ouverture ou fermeture de caisse précise. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les données partagées avec votre personnel de vente.
• Afficher les rapports Paiements Lightspeed : si vous décochez cette option, l'utilisateur n'aura pas accès aux rapports Paiements Lightspeed.
  • Les gestionnaires ne peuvent consulter ces rapports que pour les établissements qui leur sont attribués, s'ils en ont l'autorisation.
  • Les caissiers n'auront pas accès à ces rapports, quelles que soient leurs autorisations.

Configuration

Toutes les autorisations de configuration sont verrouillées pour les caissiers et ne peuvent pas être activées. Les administrateurs peuvent autoriser les gestionnaires à ajouter et à modifier les caissiers ou les gestionnaires.

Vous pouvez aussi restreindre les droits d'accès pour empêcher le personnel d'accéder à distance à votre boutique PDV détaillants.

iOS

Les autorisations pour dépanner les lecteurs, les imprimantes, Affichage Lightspeed, les terminaux Paiements Lightspeed et les terminaux non liés à Paiements Lightspeed sont activées par défaut pour les administrateurs et les gestionnaires. Les caissiers peuvent éventuellement disposer de certaines capacités de dépannage.

Créer des rôles d'utilisateur personnalisés

Seuls les administrateurs détenteurs d'un forfait proposant la fonctionnalité peuvent créer et modifier des rôles d'utilisateur personnalisés.

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs > Rôles.

2. Cliquez sur Ajouter un rôle.

   

3. Saisissez un nom pour le nouveau rôle d'utilisateur.

4. Indiquez si vous souhaitez attribuer les autorisations par défaut de caissier ou de gestionnaire à ce nouveau rôle d'utilisateur.

   

5. Définissez les autorisations du nouveau rôle.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Prochaines étapes