PDV détaillants vous permet de réceptionner des bons de commande partiels ou complets et de suivre les portions en attente des commandes de stocks partiellement réceptionnées. Ces fonctionnalités simplifient la création et la gestion des commandes, vous permettant ainsi de maintenir des niveaux de stocks précis. Si vous recevez des stocks dans un emplacement central et les transférez ensuite vers vos boutiques de détail, vous pouvez envoyer des bons de commande pour plusieurs emplacements, recevoir des commandes partielles ou complètes dans votre dépôt central et transférer des produits vers vos boutiques.

Si vous souhaitez imprimer des étiquettes comportant des codes à barres pour une commande réceptionnée, le nombre d’étiquettes sera déterminé selon la quantité de stocks reçus. Si la quantité reçue est de zéro, le nombre d’étiquettes correspondra à la quantité commandée.

Réceptionner un bon de commande manuellement

Pour réceptionner un bon de commande dans PDV détaillants :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Trouvez la commande de stocks que vous souhaitez réceptionner, en vous servant des filtres si nécessaire.

3. Cliquez sur l’icône de palette (Réceptionner la commande) à droite de la ligne du bon de commande.

   

4. Si le système vous y invite, cliquez sur Continuer sans document.

5. (Facultatif) Dans la section Détails de livraison, vous avez la possibilité de sélectionner la date de livraison ou de saisir la date et le numéro de la facture du fournisseur, ainsi qu’une note concernant la livraison. Si le bon de commande est rédigé dans une devise différente, vous pouvez mettre à jour la devise et le taux de change avant de réceptionner la commande. Une fois la commande réceptionnée, il ne sera plus possible de modifier la devise ou le taux de change.

   

6. Dans le tableau des produits, sous l’en-tête de la colonne Quantité réceptionnée, cliquez sur l’option Réceptionner tous les produits commandés pour réceptionner une commande complète. Pour les commandes partielles, saisissez la quantité de chaque produit dans les champs Quantité réceptionnée, puis suivez les étapes de la section Gérer une commande partiellement réceptionnée ci-dessous.

   

7. Si le bon de commande contient des produits ayant des rapports de conditionnement, cliquez sur Gérez-le ici sur la bannière pour diviser les produits lors de la réception de la commande.

   

8. (Facultatif) Mettez à jour le champ Prix fournisseur par unité si le prix coûtant a changé. Sinon, ce champ sera automatiquement rempli avec le prix fournisseur du produit.

   Le coût total d’acquisition par unité est une valeur comptable calculée sur la base de tous les coûts saisis au moment de la réception d’un bon de commande.

9. Cliquez sur Enregistrer si vous souhaitez enregistrer les détails que vous avez saisis sans terminer le processus. Pour rouvrir le bon de commande et continuer la réception ultérieurement, accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes et trouvez la commande.

   

10. (Facultatif) À côté de Réduction, cliquez sur % (Pourcentage) ou $ (Devise) et saisissez un montant de réduction pour votre bon de commande. Si le bon de commande est rédigé dans une devise différente, vous pouvez sélectionner votre devise par défaut ou celle du fournisseur à l’aide du menu déroulant.

    

11. Saisissez les valeurs du Total des frais d’expédition et/ou du Total des droits de douane. Le cas échéant, utilisez le menu déroulant pour sélectionner Ne pas appliquer aux articles, Distribuer selon le coût ou Distribution personnalisée. Si vous sélectionnez l’option Distribution personnalisée, saisissez le montant personnalisé dans le champ Expédition de la ligne du produit.

    

    La distribution du coût total d’acquisition est disponible uniquement dans les forfaits Essentiel et Plus.

12. En haut de la page, cliquez sur Réceptionner.

13. Cliquez sur Réceptionner la livraison. Cette action est irréversible.

    

14. (Facultatif) Si vous avez commandé des stocks pour traiter des commandes de clients, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous inviter à mettre ces articles de côté. Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK, merci. Vous pourrez ensuite accéder à Stocks > Traitement des commandes pour terminer la vente incomplète.

    

Une bannière s’affichera pour confirmer que vous avez bien réceptionné la livraison. La commande sera fermée et vos stocks seront mis à jour. Aucune modification ne pourra être apportée une fois cette opération terminée.

Corriger un bon de commande réceptionné

Une fois qu’un bon de commande a été entièrement réceptionné, il ne peut plus être supprimé ou annulé. Pour corriger une erreur :

1. Créez et traitez un retour de stocks pour les articles réceptionnés.
2. Créez et traitez un nouveau bon de commande avec les informations correctes.

Générer un bon de commande réceptionné depuis un document fournisseur

Vous pouvez téléverser une facture de fournisseur ou un bordereau d’expédition pour inciter l’outil d’importation de documents (alimenté par l’IA) à générer un brouillon de bon de commande. L’outil d’importation établira automatiquement une correspondance entre les articles du document et les produits de votre catalogue local. Si aucune correspondance n’est trouvée, vous pourrez créer un nouveau produit directement depuis le bon de commande, établir manuellement une correspondance avec un produit existant ou retirer l’article de la commande. Vous pouvez vérifier les correspondances, remettre les colonnes en correspondance et modifier les détails sur la page de brouillon du bon de commande avant de l’enregistrer ou de le réceptionner.

Pour générer automatiquement un brouillon de bon de commande réceptionné à partir d’un document fournisseur :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.

2. Cliquez sur Réceptionner des stocks.

   

3. Faites glisser et déposez votre fichier JPG, PNG ou PDF. Vous pouvez également cliquer pour téléverser afin de localiser le fichier sur votre ordinateur.

   

4. Cliquez sur Utiliser le document. Le processus de téléversement peut prendre quelques instants, selon la taille du fichier.

5. Sur la page Réceptionner des stocks, examinez et ajustez les champs de la section Détails de livraison au besoin.

   

   Les bons de commande générés à partir d’un document fournisseur utilisent automatiquement votre devise par défaut. Pour y ajouter la devise du fournisseur, vous devez modifier le bon de commande après l’avoir enregistré.

6. Examinez le tableau des produits, qui répertorie les produits figurant dans le document, les produits associés dans votre catalogue (le cas échéant) et les états de correspondance :

   • Avec correspondance : Un produit existant correspondant a été trouvé dans votre catalogue.
   • Produit à variantes existant : Un produit à variantes existant correspondant a été trouvé dans votre catalogue. Il a été mis en correspondance avec le produit de la prochaine ligne.
   • Nouveau : Aucun produit existant correspondant n’a été trouvé dans votre catalogue. Un nouveau produit sera créé.
   • Nouveau produit à variantes : Une nouvelle variante a été mise en correspondance avec le produit de la prochaine ligne, et un nouveau produit à variantes sera créé.

   Si vous devez corriger les correspondances de produits ou remettre en correspondance les colonnes, suivez les instructions de l’article Création d’un bon de commande.

7. En haut de la page, cliquez sur Réceptionner (pour réceptionner la commande) ou Enregistrer (pour enregistrer la commande comme brouillon).

Gérer une commande partiellement réceptionnée

Le déploiement du processus des commandes partiellement réceptionnées est actuellement en cours et pourrait ne pas être disponible dans tous les comptes.

Si vous n’avez pas reçu tous les articles d’une commande, vous pouvez marquer la commande comme partiellement réceptionnée. Un lien vers la livraison partielle s’ajoutera à la commande existante sur la page Gestion des stocks, et vous pourrez y accéder en cliquant sur la ligne du bon de commande pour l’agrandir.

Pour marquer une commande comme partiellement réceptionnée :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Trouvez la commande de stocks que vous souhaitez réceptionner, en vous servant des filtres si nécessaire.

3. Cliquez sur l’icône de palette (Réceptionner la commande) à droite de la ligne du bon de commande.

   

4. Sur la page Réceptionner la livraison, saisissez la quantité d’articles reçus dans le champ Quantité réceptionnée.

   

5. (Facultatif) Mettez à jour les champs Prix fournisseur par unité, Réduction, Total des frais d’expédition et Total des droits de douane, au besoin.
6. En haut de la page, cliquez sur Réceptionner.

7. Cliquez sur Réceptionner la livraison. Cette action est irréversible.

   

8. Cliquez sur Marquer comme partiellement réceptionnée.

   

9. (Facultatif) Si vous avez commandé des stocks pour traiter des commandes de clients, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous inviter à mettre ces articles de côté. Une fois cette opération effectuée, cliquez sur OK, merci. Vous pourrez ensuite accéder à Stocks > Traitement des commandes pour terminer la vente incomplète.

   

10. Lorsque les stocks restants arrivent, répétez ces étapes pour réceptionner le reste de la commande.

Pour consulter la commande et les livraisons, accédez à Gestion des stocks > Commandes et cliquez sur la ligne du bon de commande pour l’agrandir.

Pour accéder à la fenêtre contextuelle Réceptionné, cliquez sur la ligne de la commande > cliquez sur la date > cliquez sur les onglets Liste de livraison et Détails de livraison pour obtenir plus de renseignements. Vous pouvez également cliquer sur Imprimer la livraison, Envoyer un courriel de livraison ou Imprimer des étiquettes.

La date de réception sera générée sur le bon de commande une fois que toutes les livraisons et tous les produits de la commande auront été réceptionnés ou annulés.

Imprimer des étiquettes pour une commande réceptionnée

Une fois que vous avez réceptionné une commande, vous pouvez imprimer des étiquettes pour les articles reçus.

Imprimer des étiquettes pour une commande entièrement réceptionnée

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur le numéro de commande.

3. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Imprimer des étiquettes dans le menu déroulant.

   

4. Cochez les cases pour configurer les étiquettes, puis cliquez sur Imprimer pour ouvrir la fenêtre d’aperçu avant impression.

   

5. Assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne imprimante d’étiquettes et le bon format. Ensuite, cliquez sur Imprimer.

   

Imprimer des étiquettes pour une commande partiellement réceptionnée

Si vous avez partiellement réceptionné une commande, vous pouvez imprimer uniquement les étiquettes des articles reçus.

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur la ligne de la commande pour l’agrandir > cliquez sur la date de la commande réceptionnée.

3. Cliquez sur Imprimer des étiquettes.

   

4. Cochez les cases pour configurer les étiquettes, puis cliquez sur Imprimer pour ouvrir la fenêtre d’aperçu avant impression.

   

5. Assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne imprimante d’étiquettes et le bon format. Ensuite, cliquez sur Imprimer.

   

Envoyer un courriel au fournisseur concernant une livraison en attente

Pour simplifier la communication avec vos fournisseurs, vous pouvez leur envoyer un courriel pour faire le suivi des articles en attente ou partiellement réceptionnés depuis la page Gestion des stocks > Commandes.

Pour envoyer un courriel au fournisseur :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur la ligne de la commande pour l’agrandir.

3. Dans l’onglet Livraisons, cliquez sur la date de la livraison en attente.

   

4. Cliquez sur Envoyer un courriel de livraison.

   

5. Saisissez les coordonnées du destinataire et votre message (facultatif).

   

6. Cliquez sur Envoyer un courriel de livraison.

Modifier un bon de commande partiellement réceptionné

Vous pouvez modifier un bon de commande même s’il a déjà été partiellement réceptionné. Cette fonctionnalité peut s’avérer utile dans certains cas, notamment lorsque vous devez corriger des erreurs, gérer des remplacements de produits ou encore ajouter des produits à un bon de commande existant.

Pour modifier un bon de commande partiellement réceptionné :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur la ligne de la commande pour l’agrandir.

3. Cliquez sur Modifier la commande.

   

   Toute mise à jour apportée à un bon de commande sera automatiquement synchronisée avec votre brouillon de commande ou avec les dossiers de vos livraisons expédiées.

4. Pour ajouter des produits à un bon de commande partiellement réceptionné, faites défiler la page jusqu’à la section Produit, recherchez le produit à l’aide du champ Recherchez ou numérisez un produit, puis sélectionnez le produit dans la liste des résultats.

   

5. Pour modifier la quantité totale d’un produit dans une commande, mettez à jour la Quantité totale ou la quantité par emplacement (si la commande a été passée pour plusieurs emplacements). La Quantité totale d’un produit doit correspondre au total pour tous les emplacements. Il n’est pas possible de réduire la quantité d’articles en dessous de la quantité déjà reçue.

   Pour retirer un produit d’une commande, réglez sa quantité sur zéro. L’article continuera d’apparaître sur le bon de commande.

Annuler une commande

Si certains produits en attente ne sont plus disponibles, ou si vous avez décidé qu’ils ne sont pas nécessaires, vous pouvez annuler les livraisons en attente.

Si un produit est disponible auprès d’un autre fournisseur, vous pouvez modifier les champs Fournisseur et Établissement sur les bons de commande présentant l’état Ébauche ou Envoyé.

Annuler une commande non réceptionnée

L’annulation d’une commande est irréversible.

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur l’icône de crayon (Modifier) à côté de l’ébauche de commande.

3. Cliquez sur Annuler le bon de commande en bas de la page.

   

4. Lisez le message d’avertissement, puis cliquez sur Annuler le bon de commande. Cette action est irréversible.

Annuler une commande partiellement réceptionnée

L’annulation d’une commande est irréversible. Si certains des produits ont déjà été reçus, ils conserveront leur état Réceptionné. Les produits qui n’ont pas été réceptionnés seront annulés.

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur la ligne de la commande pour l’agrandir.

3. Cliquez sur Annuler la livraison à côté de la livraison en attente.

   

4. Une fenêtre contextuelle s’affichera pour confirmer que les livraisons futures ne pourront pas être réceptionnées pour cette commande. L’état global de la commande sera marqué comme Réceptionné. Cette action est irréversible. Cliquez sur Annuler la livraison.

   

La portion de la livraison qui a été annulée affichera désormais l’état Annulé dans l’onglet Livraisons. Cet affichage vous permet de vérifier les stocks qui avaient été commandés et réceptionnés, ainsi que ceux qui étaient en attente au moment de l’annulation.

Si vous devez annuler une commande, cliquez sur la date de livraison pour ouvrir la fenêtre contextuelle Afficher la commande, puis cliquez sur Annuler la commande.

Gérer les transferts pour la distribution

Une fois que vous aurez réceptionné une livraison pour plusieurs emplacements, les transferts seront automatiquement envoyés pour distribution. Vous pouvez consulter les références de transfert et réceptionner des transferts depuis la page Gestion des stocks > Commandes.

Pour réceptionner les transferts et consulter leurs références :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur la ligne de la commande pour l’agrandir.

3. Cliquez sur l’onglet Distribution.

   

4. Cliquez sur la référence du transfert pour afficher plus de détails, ou cliquez sur Réceptionner le transfert pour recevoir le transfert.

Pour en savoir plus sur les transferts de stocks, consultez l’article Transfert de stocks dans PDV détaillants (série X).

Gérer un bon de commande à l’aide d’intégrations comptables

Pour les marchands qui utilisent les intégrations Xero ou QuickBooks, l’option permettant d’envoyer une commande à votre logiciel de comptabilité est disponible sur la page Gestion des stocks > Commandes. Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’envoyer des commandes et de consulter celles qui ont déjà été envoyées.

Pour envoyer un bon de commande à Xero ou QuickBooks :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks > Commandes.
2. Cliquez sur la ligne de la commande pour l’agrandir.

3. Cliquez sur Envoyer à QuickBooks en ligne ou Envoyer à Xero.

   

Vous pouvez également envoyer une commande à Xero ou QuickBooks en cliquant sur la date de livraison > Envoyer à Xero/QuickBooks.

Apprenez-en plus sur la gestion des stocks avec l’intégration Xero ou la gestion des stocks avec l’intégration QuickBooks en ligne.

Prochaines étapes