Un dénombrement partiel des stocks consiste à effectuer un dénombrement sur une petite partie de vos stocks, se limitant souvent aux articles d’une marque, d’un type de produit ou d’un fournisseur précis.

Effectuer des dénombrements partiels régulièrement vous permet de mieux gérer vos stocks et d’effectuer votre dénombrement des stocks de fin d’année plus facilement, avec un nombre limité d’écarts inattendus.

Quand réaliser un dénombrement partiel des stocks

Beaucoup de marchands effectuent des dénombrements partiels pendant les heures d’ouverture habituelles afin de garantir la fiabilité des stocks de leur boutique tout au long de l’année. Vous pouvez même effectuer plusieurs dénombrements partiels simultanément. Assurez-vous simplement que le même produit ne figure pas dans plusieurs dénombrements de stocks.

Nous vous recommandons de planifier vos dénombrements partiels régulièrement au cours de l’année. Comme vous pouvez les programmer à l’avance, vous pouvez facilement les échelonner pour assurer une couverture complète de vos stocks chaque trimestre.

Préparer un dénombrement

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour du dénombrement.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

• Vérifiez le bon fonctionnement de vos lecteurs de code à barres.
• Rangez toutes les zones que vous allez compter, y compris les articles en attente.
• Retournez toutes les étiquettes pour que les codes à barres soient visibles et faciles à numériser.
• Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Si vous prévoyez de réaliser des dénombrements partiels des stocks, assurez-vous d’avoir bien configuré des marques, des types, des fournisseurs et/ou des étiquettes pour vos produits afin de vous aider à affiner vos recherches. 

Lorsque vous êtes prêt à dénombrer, commencez un dénombrement programmé ou un nouveau dénombrement.

Commencer un nouveau dénombrement des stocks

1. Accédez à la page Stocks > Dénombrements des stocks.

   

2. Cliquez sur Ajouter un dénombrement des stocks.

   

3. Définissez la date de début et l’heure de début du dénombrement (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

   

4. Dans le menu déroulant Établissement, sélectionnez l’établissement où vous commencez le dénombrement des stocks.

   

5. Facultatif : Après avoir sélectionné l'établissement, le champ Nom du dénombrement sera automatiquement rempli avec le nom de l'établissement, la date et l'heure. Vous pouvez modifier le nom du dénombrement au besoin.

   

6. Cliquez sur Dénombrement partiel.

   

7. Utilisez le champ de recherche pour commencer à ajouter des filtres à votre dénombrement des stocks. Vous obtiendrez ainsi tous les éléments qui correspondent au terme recherché. Par exemple, si vous recherchez « Jeans », vous obtiendrez le type « Jeans » et la marque « Guess Jeans ». Vous pouvez rechercher par :

   • nom
   • marque
   • type
   • étiquette
   • fournisseur
   • UGS : Vous pouvez saisir une seule UGS ou charger en lot tous les produits correspondants en saisissant plusieurs UGS séparées par des virgules ou copiées directement à partir d’une colonne de feuille de calcul.

   À l’heure actuelle, il est impossible de filtrer simultanément par étiquette et par catégorie.

   

   Il est important de comprendre comment les filtres fonctionnent. Par exemple :

   • Recherchez le terme « Jeans » et sélectionnez le type « Jeans ». Tous les produits associés au type « Jeans » seront ajoutés au dénombrement.
   • Ensuite, recherchez le terme « Levis » et sélectionnez la marque « Levis ». Cela retirera tous les produits qui ne sont pas associés à la fois à la marque « Levis » et au type « Jeans ».
   • Recherchez le terme « Lee » et sélectionnez la marque « Lee ». Tous les produits associés à la fois au type « Jeans » et à la marque « Lee » seront ajoutés à votre dénombrement. En d’autres termes, tous les produits associés au type « Jeans » et soit à la marque « Lee » soit à la marque « Levis » seront inclus dans le dénombrement.

   

   Lorsqu’une étiquette ou un type font partie du même groupe, ils seront regroupés sous le champ de recherche.

   Vous pouvez également ajouter des produits individuels à votre dénombrement partiel des stocks.

8. Après avoir ajouté tous les articles souhaités à votre dénombrement des stocks, cliquez sur Commencer le dénombrement.

   

Commencer un dénombrement programmé

1. Accédez à la page Stocks > Dénombrements des stocks.

   

2. Dans l’onglet À effectuer, accédez, dans la liste, au dénombrement que vous voulez commencer.

   

3. Cliquez sur le nom du dénombrement. La page Modifier le dénombrement des stocks s’ouvrira. Si la date et l’heure sont incorrectes, PDV détaillants utilisera la date du jour.

   

4. Cliquez sur Commencer le dénombrement, et le dénombrement des stocks commencera.

   

   Une page affichera les détails de votre dénombrement des stocks, une liste de tous les articles à dénombrer et le dénombrement prévu pour ces articles. Vous n'avez pas besoin de compter les articles dans l'ordre où ils sont affichés sur la page.

Dénombrer vos articles

Une fois le dénombrement des stocks commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous :

Numériser les codes à barres à l’aide d’un lecteur de codes à barres

Si la fonction de numérisation de l’appareil que vous utilisez pour le dénombrement des stocks (ordinateur de bureau ou iPad) est configurée, il vous suffit de numériser les articles dans le dénombrement des stocks pour les enregistrer.

Si le Mode numérisation rapide est activé, vous pouvez numériser des codes à barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

Mode numérisation rapide

Le mode numérisation rapide vous permet de numériser rapidement le code à barres de chaque article dans votre boutique afin de l’inscrire dans le dénombrement des stocks. Votre article sera automatiquement décompté aussitôt son code à barres numérisé.

Si vous préférez utiliser le code à barres pour rechercher l’UGS de l’article et saisir la quantité finale dénombrée avant de soumettre le dénombrement, décochez la case Mode numérisation rapide.

Si un symbole d’avertissement rouge figure à côté d’un produit ajouté au dénombrement des stocks

Lorsque vous effectuez un dénombrement partiel, un symbole rouge « inattendu » peut apparaître à côté de vos produits. Lorsque ce symbole apparaît, cela signifie qu’un produit ne correspondant pas aux filtres que vous avez choisis pour le dénombrement a été ajouté.

Si vous voulez faire disparaître ce symbole, il vous faudra peut-être créer un nouveau dénombrement partiel qui filtrera plus largement vos produits. Si vous avez déjà commencé le dénombrement ou si vous souhaitez continuer le dénombrement en cours, vous pouvez simplement ignorer ce symbole, car le dénombrement s’ajustera à ce produit inattendu. Si vous êtes sûr que ce produit correspond aux filtres que vous avez appliqués, accédez à la page du produit en question et modifiez-le pour vous assurer qu’il est bien configuré.

Vous pouvez également numériser le code à barres (avec le Mode numérisation rapide désactivé) et saisir manuellement le dénombrement de chaque article.

Numériser des codes à barres avec l’application Numériseur PDV détaillants

L’application Numériseur vous permet de créer ou de commencer un dénombrement des stocks et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil pour numériser les codes à barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Numériseur pour effectuer des dénombrements des stocks, consultez notre article sur le sujet.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez effectuer le dénombrement manuellement, en notant la quantité de chaque article à l’aide d’une feuille et d’un stylo, puis en recherchant l’article dans Retail POS et en saisissant le nombre d’articles en question.

Le dénombrement manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que l’UGS soit enregistrée pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Une fois qu’un article est dénombré

Lorsqu’un article est dénombré, il apparaît en haut de votre liste d’articles dénombrés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans Vos derniers articles dénombrés sur le côté droit de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non dénombrés diminuera.

Votre dénombrement sera enregistré automatiquement, et la dernière heure d’enregistrement s’affichera en haut de l’écran au-dessus du bouton Pause.

Vérifier et soumettre un dénombrement partiel des stocks

Lorsque vous avez soumis tous vos dénombrements, vous devez vérifier les articles dénombrés.

Lorsque vous ouvrez la page de vérification, vous pouvez consulter cinq onglets :

• Non dénombrés : Liste tous les articles dont le total dénombré est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité attendue est de 0.
• Écarts d’inventaire : Liste tous les articles dont le dénombrement est inférieur ou supérieur à la quantité attendue. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont le dénombrement est finalement de 0.
• Inventaire exact : Liste tous les articles dénombrés dont le nombre total correspond à la quantité attendue.
• Exclu : Liste les articles exclus manuellement du dénombrement des stocks.
• Tous : Liste les articles de tous les onglets.

Vérifiez les articles de votre dénombrement, en particulier ceux des onglets non équilibrés et non dénombrés. Pour les écarts, vous pouvez :

• cocher la case à côté d’un article et choisir Exclure ces articles du dénombrement.

• cocher la case à côté d’un article et choisir Dénombrer les articles à nouveau. Cette opération remettra le compteur de cet article à zéro pour que vous le recomptiez.

• Cliquez sur Continuer et effectuez un nouveau dénombrement des articles.

Si vous continuez le dénombrement, l’article affichera toujours la quantité numérisée jusqu’ici. Utilisez l’option Dénombrer les articles à nouveau sur la page de passage en revue pour remettre le dénombrement à 0. Vous pouvez également saisir une quantité négative dans le champ de quantité de cet article sur la page de dénombrement. Cela permet de supprimer les unités dénombrées ou de mettre le niveau des stocks de cet article à zéro pour recommencer du début.

Vendre pendant le dénombrement

• Si vous maintenez vos activités commerciales pendant le dénombrement des stocks, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période de dénombrement.
• Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks.
• Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore dénombrés, le dénombrement des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité attendue n’aura pas changé).

• Toutes les ventes faites pendant un dénombrement des stocks sont correctement enregistrées dans votre historique des ventes.

Soumettre le dénombrement

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre dénombrement et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Terminer.

Ensuite, vous devez confirmer que le dénombrement des stocks est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque tout votre personnel a terminé et enregistré le dénombrement sur tous les appareils. S’il reste des articles non dénombrés, une alerte vous en informera, car le dénombrement des stocks de ces articles sera mis à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Soumettre.

Lorsque vous aurez cliqué sur Terminer, nous lancerons le traitement de votre dénombrement. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

• Sans correspondance
• Avec correspondance
• Tous

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre dénombrement et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous afficherez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont le dénombrement est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont le dénombrement est finalement inférieur à la quantité estimée).

Exporter les données

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Vous avez deux possibilités :

• Générer un rapport au format CSV : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article dénombré. Le rapport affichera des colonnes pour l’UGS, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après le dénombrement. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.
• Générer un rapport au format PDF : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après le dénombrement. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre dénombrement.

Annuler un dénombrement partiel des stocks

Il peut arriver d’avoir à arrêter un dénombrement des stocks commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir le dénombrement, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

C'est ce qu'on appelle l'annulation d'un inventaire. Pour annuler un inventaire en cours :

• Ouvrez le dénombrement et cliquez sur Passer en revue.
• Cliquez sur Annuler.

Les dénombrements annulés apparaîtront dans l’onglet Annulés de la page Dénombrements des stocks.

Consulter l’historique des dénombrements des stocks

Vous pouvez consulter l’historique des dénombrements et exporter les résultats à tout moment.

Pour consulter les dénombrements des stocks précédents :

• Cliquez sur l’onglet Completed (terminés) de la page d’accueil des dénombrements des stocks.
• Cliquez sur le dénombrement que vous souhaitez ouvrir.

Consultez la FAQ de démarrage pour en savoir plus sur les dénombrements dans PDV détaillants.

Si vous voulez dénombrer tout le stock, vous pouvez plutôt effectuer un dénombrement total des stocks. Il est préférable d'effectuer les dénombrements lorsque la boutique est fermée afin d'éviter les écarts d'inventaire.

Prochaines étapes