Les marchands qui informent régulièrement leurs parties prenantes peuvent désormais simplifier leur processus d’établissement de rapports en programmant leur envoi. Cette fonctionnalité permet d’envoyer automatiquement et régulièrement des rapports par courriel à des parties prenantes spécifiques, ce qui facilite le travail des utilisateurs administrateurs et des gestionnaires de boutique, et leur permet de gagner du temps. Dans cet article, nous verrons comment créer et modifier ces envois.

Créer un rapport programmé

La création d’un rapport programmé est un processus efficace qui peut vous faire gagner un temps précieux et vous permettre de tenir vos parties prenantes au courant des éléments importants.

1. Pour créer un rapport planifié, accédez à la section Rapports et sélectionnez votre catégorie de rapport dans la barre de navigation (Rapports de vente, Rapports de stocks, Rapports de paiement, etc.).
2. Vous pouvez choisir de personnaliser votre rapport ou sélectionner un rapport situé dans la barre supérieure de la page. Cliquez sur le rapport de votre choix.

3. Cliquez sur Actions > Partager.

   Remarque : Seuls les rapports enregistrés et préparés utilisant une période relative (p. ex. les quatre semaines précédentes, le jour précédent) peuvent être programmés. Le bouton Partager n’apparaîtra pas si vous sélectionnez une période fixe (p. ex. du 1er août au 15 août).

   
4. Une fenêtre contextuelle vous demandant de saisir vos destinataires apparaît.
5. Saisissez vos destinataires. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 destinataires à votre fréquence de partage.
6. Choisissez la fréquence d’envoi des courriels. Vous pouvez choisir d’envoyer ces rapports programmés à vos destinataires tous les jours, un jour de la semaine de votre choix ou tous les mois.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistrée, votre fréquence de partage est configurée et les destinataires seront notifiés selon la fréquence d’envoi définie. Il ne peut exister qu’une seule fréquence d’envoi pour chacun de vos rapports. Vous pouvez dupliquer votre rapport pour l’envoyer à des fréquences différentes, si nécessaire.

Modifier un rapport programmé

Seul le propriétaire du rapport programmé peut modifier la liste des destinataires ou la fréquence d’envoi des courriels. Si le propriétaire n’est plus un utilisateur, le rapport programmé devra être configuré à nouveau.

Pour consulter, gérer et modifier vos rapports programmés, suivez les étapes ci-dessous :

1. Depuis le menu principal, accédez à Rapports > Rapports partagés.
2. Pour voir les détails de votre rapport programmé, cliquez sur le rapport puis sur Modifier.
3. Vous pouvez ensuite modifier votre liste de destinataires en supprimant ou en ajoutant des adresses courriel. Vous pouvez également modifier la fréquence d’envoi des courriels.
4. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer.

Les nouveaux paramètres sont désormais appliqués à votre rapport programmé.

Prochaines étapes