Un dénombrement total des stocks est généralement effectué à la fin de l’exercice financier, afin de fournir à votre comptable la valeur exacte de vos stocks.

Il recense chaque article dans votre boutique, y compris votre réserve. Nous vous recommandons de le faire en dehors des horaires habituels d’ouverture.

Quand procéder à un dénombrement total des stocks

Nous vous recommandons de procéder à un dénombrement total des stocks à la fin de l’exercice financier, au minimum. Votre comptable vous recommandera peut-être de procéder également à un dénombrement total en milieu d’exercice.

Les dénombrements totaux des stocks sont également utiles après des périodes de forte activité, comme la période de Noël ou le Vendredi fou, ou lors de la cession de votre entreprise.

Préparer un dénombrement

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour du dénombrement.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

• Vérifiez que vos lecteurs de codes à barres fonctionnent correctement.
• Rangez toutes les zones que vous allez compter, y compris les articles en attente.
• Retournez toutes les étiquettes pour que les codes à barres soient visibles et faciles à numériser.
• Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Nous vous recommandons de faire un dénombrement total des stocks lorsque votre boutique est fermée, pour une avoir une idée précise du niveau de vos stocks à un moment où aucune modification n’est apportée aux stocks.

Commencer un dénombrement des stocks

Lorsque vous êtes prêt à dénombrer, commencez un dénombrement programmé ou un nouveau dénombrement :

1. Accédez à Stocks > Dénombrements des stocks > Ajouter un dénombrement des stocks.

   

2. Définissez la date de début et l’heure de début du dénombrement (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

   

3. Sélectionnez l’établissement où effectuer le dénombrement des stocks dans le menu déroulant. Le nom du dénombrement est saisi automatiquement dans le champ Nom du dénombrement.

   

4. Sélectionnez Dénombrement total.

   

5. Cliquez sur Commencer le dénombrement pour commencer à compter.

   

Planifier des dénombrements des stocks

Le dénombrement des stocks dans PDV détaillants vous permet de programmer le dénombrement pour préparer l’année et pour que votre équipe sache ce qui doit être préparé et dénombré.

Programmer un nouveau dénombrement :

1. Accédez à Stocks > Dénombrements des stocks et cliquez sur Ajouter un dénombrement des stocks.

   

2. Définissez la date de début et l’heure de début du dénombrement (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

   

3. Sélectionnez un établissement où effectuer le dénombrement des stocks dans le menu déroulant. Le nom du dénombrement est saisi automatiquement dans le champ Nom du dénombrement.

   

4. Sélectionnez Dénombrement total.

   

5. Cliquez sur Enregistrer et quitter pour programmer le dénombrement des stocks, ou sur Commencer le dénombrement pour commencer à dénombrer immédiatement.

   

Commencer un dénombrement programmé

1. Accédez à la page Stocks > Dénombrements des stocks.

   

2. Cliquez sur l’onglet À effectuer, puis sur le nom du dénombrement programmé que vous souhaitez commencer.

   

3. Lorsque vous cliquez sur le nom du dénombrement, vous arrivez sur la page Modifier le dénombrement des stocks. Si la date et l’heure sont incorrectes, PDV détaillants utilisera la date du jour.

   

4. Cliquez sur Commencer le dénombrement, et le dénombrement des stocks commencera.

   

Une page affichera la liste de vos articles à dénombrer et la quantité attendue. Vous n’avez pas à dénombrer vos articles selon l’ordre de la liste.

Dénombrer les articles

Une fois le dénombrement des stocks commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous.

Numériser les codes à barres à l’aide d’un lecteur de codes à barres

Si la fonction de numérisation de l’appareil que vous utilisez pour le dénombrement des stocks (ordinateur de bureau ou iPad) est configurée, il vous suffit de numériser les articles dans le dénombrement des stocks pour les enregistrer.

Si le mode de numérisation rapide est activé, vous pouvez numériser des codes à barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

Mode numérisation rapide

Le mode numérisation rapide vous permet de numériser rapidement le code à barres de chaque article dans votre boutique afin de l’inscrire dans le dénombrement. Votre article sera automatiquement dénombré aussitôt son code à barres numérisé.

N’activez pas le bouton bascule Mode numérisation rapide si vous préférez rechercher les UGS des articles à l’aide des codes à barres et saisir la quantité totale avant d’envoyer le dénombrement.

Vous pouvez également numériser le code à barres (avec le mode numérisation rapide désactivé) et saisir manuellement la quantité de chaque article.

Numériser des codes à barres avec l’application Numériseur PDV détaillants

L’application Numériseur vous permet de créer ou de commencer un dénombrement des stocks et d’utiliser l’appareil photo intégré de l’appareil pour numériser les codes à barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Numériseur pour les dénombrements des stocks, consultez notre article Dénombrements des stocks avec l’application Numériseur Lightspeed.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez faire le dénombrement des stocks manuellement :

1. Notez par écrit la quantité attendue pour chaque produit.
2. Recherchez l’article dans PDV détaillants et saisissez la quantité dénombrée dans le champ Quantité.
3. Cliquez sur Dénombrer lorsque vous avez terminé de dénombrer le produit.

Le dénombrement manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que l’UGS soit enregistrée pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Accéder aux articles dénombrés

Chaque article dénombré apparaît en haut de votre liste d’articles dénombrés. Un crochet apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité attendue. L’article apparaîtra ensuite dans la section Vos derniers articles dénombrés à droite de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non dénombrés diminuera.

Votre dénombrement des stocks sera automatiquement enregistré, et l’heure du dernier enregistrement sera indiquée à côté des boutons Suspendre et Passer en revue.

Vérifier et transmettre un dénombrement des stocks

Lorsque vous avez soumis tous vos dénombrements, vous devez vérifier les articles dénombrés.

Cliquez sur Passer en revue pour ouvrir la page de vérification, qui comprend cinq onglets :

• Non dénombrés : Liste tous les articles dont le total dénombré est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité attendue est de 0.
• Écarts d’inventaire : Liste tous les articles dont le dénombrement est inférieur ou supérieur à la quantité attendue. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont le dénombrement est finalement de 0.
• Inventaire exact : Liste tous les articles dénombrés dont le nombre total correspond à la quantité attendue.
• Exclu : Liste les articles exclus manuellement du dénombrement des stocks.
• Tous : Liste les articles de tous les onglets.

Vérifiez les articles de votre dénombrement, en particulier ceux des onglets non équilibrés et non dénombrés. Pour les écarts, vous pouvez :

• Cliquez sur la case à gauche d’un article, puis sélectionnez Exclure ces articles du dénombrement dans la liste déroulante Choisir une action.

• Cliquez sur la case à gauche d’un article et sélectionnez Dénombrer les articles à nouveau dans la liste déroulante Choisir une action. La quantité de ces articles sera ramenée à zéro pour que vous puissiez procéder à un nouveau dénombrement.

• Cliquez sur Continuer et redénombrez les articles.

Si vous reprenez le dénombrement, la quantité d’articles que vous avez numérisés sera toujours affichée. Dans la page de vérification, sélectionnez l’option Dénombrer les articles à nouveau dans la liste déroulante Choisir une action pour remettre le nombre d’articles à zéro. Vous avez également la possibilité, sur la page du dénombrement, de saisir un nombre négatif dans le champ Quantité pour retirer des articles, ou de définir le niveau des stocks d’un article à zéro pour recommencer.

Annuler un dénombrement des stocks

Vous avez parfois besoin d’arrêter un dénombrement des stocks en cours. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir le dénombrement, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

Pour annuler un dénombrement en cours :

1. Accédez à la page Stocks > Dénombrements des stocks.
2. Cliquez sur le nom du dénombrement.
3. Cliquez sur Passer en revue.
4. Cliquez sur Annuler.

Les dénombrements annulés apparaîtront dans l’onglet Annulés de la page Dénombrements des stocks.

Vendre pendant le dénombrement

Si vous maintenez vos activités commerciales pendant le dénombrement des stocks, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période de dénombrement.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore dénombrés, le dénombrement des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité attendue n’aura pas changé).

Toutes les ventes faites pendant un dénombrement des stocks sont correctement enregistrées dans votre historique des ventes.

Terminer un dénombrement des stocks

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre dénombrement et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Terminer.

Ensuite, vous devez confirmer que le dénombrement est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque tout votre personnel a terminé et enregistré le dénombrement sur tous les appareils. S’il reste des articles non dénombrés, une alerte vous en informera, car le dénombrement de ces articles sera égal à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Terminer.

Lorsque vous aurez cliqué sur Terminer, nous lancerons le traitement de votre dénombrement. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

• Écarts d’inventaire.
• Inventaire exact.
• Tous.

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités attendues, les quantités réelles, les écarts en unités après votre dénombrement et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous afficherez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont le dénombrement est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont le dénombrement est finalement inférieur à la quantité estimée).

Exporter les données du dénombrement

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Vous avez deux possibilités :

• Générer un rapport au format PDF : Vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les dénombrements attendus et les dénombrements finaux, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après le dénombrement. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre dénombrement.
• Générer un rapport au format CSV : Vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article dénombré. Le rapport affichera des colonnes pour l’UGS, le code fournisseur, les quantités attendue et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après le dénombrement. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.

Examiner l’historique des dénombrements des stocks

Vous pouvez consulter les dénombrements précédents et en exporter les résultats à tout moment. Pour afficher des dénombrements :

1. Accédez à la page Stocks > Dénombrements des stocks.
2. Cliquez sur l’onglet Terminés.
3. Cliquez sur le nom du dénombrement à examiner.

Vous pouvez examiner les données et générer un rapport au format PDF ou CSV.

Prochaines étapes