Cette intégration nécessite un abonnement à QuickBooks en ligne Plus ou Avancé.

Grâce à l’intégration QuickBooks en ligne, les clients PDV détaillants peuvent transmettre facilement les rapports de ventes de fin de journée, les comptes de paiement, les bons de commande, les cartes-cadeaux, le crédit en boutique et le coût des marchandises vendues à leur compte QuickBooks en ligne. Ainsi, les marchands peuvent maîtriser leur comptabilité rapidement et en toute simplicité, sans avoir à saisir les données deux fois.

Après avoir activé l’intégration :

• Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, les totaux des ventes et des paiements, y compris les écarts de caisse, sont transmis à votre compte QuickBooks en ligne.
• Les ventes à paiement différé seront envoyées à QuickBooks en ligne, ainsi que tous les paiements associés à ces ventes dans PDV détaillants.
• Si vous utilisez des cartes-cadeaux ou des crédits en boutique, les montants totaux associés à ces fonctions seront transmis à QuickBooks en ligne.
• Le montant total des paiements peut être envoyé sous la forme d’un total, ou vous pouvez choisir de le répartir par type de produit ou de stocks en utilisant les types de classifications que vous avez configurés dans PDV détaillants.
• Vous pouvez également choisir d’envoyer un résumé du coût des marchandises vendues (CMV) à votre compte QuickBooks en ligne. Cette option utilise une méthode de calcul par moyenne pondérée. Vérifiez donc auprès de votre comptable si cela convient à votre entreprise.
• Les bons de commande peuvent également être envoyés à QuickBooks en ligne si vous le souhaitez.

Cela vous permet de rapprocher facilement vos transactions sur votre compte bancaire.

Avant de configurer l’intégration QuickBooks en ligne

• Seuls les comptes QuickBooks en ligne peuvent être intégrés à PDV détaillants.
• Les paiements appliqués aux ventes à paiement différé dans PDV détaillants seront synchronisés avec QuickBooks en ligne, mais les paiements appliqués aux ventes à paiement différé dans QuickBooks en ligne ne seront pas synchronisés avec PDV détaillants. Ces paiements devront être enregistrés manuellement dans PDV détaillants.
• Si vous êtes aux États-Unis, n’utilisez l’intégration QuickBooks en ligne que si tous les produits de chaque établissement ont le même taux de taxe. En effet, QuickBooks en ligne pour les États-Unis n’autorise qu’un seul taux de taxe par transaction.
  • Par exemple, si la plupart des articles d’une boutique utilisent un taux de taxe combiné de 15 %, contre 5 %, pour d’autres articles, vous ne devez pas utiliser l’intégration.
  • Cela ne concerne pas les marchands qui utilisent un taux de taxe différent dans différents établissements. Par exemple, 10 % sur les produits de l’établissement A et 5 % sur les produits de l’établissement B, à condition que tous les produits d’un même établissement aient le même taux de taxe.
  • Cela ne concerne pas non plus les marchands dont tous les produits d’un établissement sont soumis à un même taux de taxe, mais dont certains produits sont détaxés (0 % de taxe).
• N’utilisez pas l’intégration si vous avez appliqué des taux de taxe personnalisés à un produit dans un établissement, comme une taxe de luxe sur certains articles ou un taux de taxe moins élevé pour les fruits ou légumes frais.

L’intégration QuickBooks avec PDV détaillants vous permet les choses suivantes :

• Transmettre les fermetures de caisses à QuickBooks. Nous pourrons ainsi suivre les totaux de vos ventes et de vos paiements.
• Associer les montants totaux des rabais à une réduction dédiée dans QuickBooks en ligne.
• Présenter les totaux de ventes sous la forme d’un montant total ou réparti en catégories de produits.
• Envoyer le coût des marchandises vendues (CMV) à QuickBooks en ligne chaque jour.
• Envoyer des bons de commande à QuickBooks en ligne.
• Envoyer le total des crédits en boutique à QuickBooks en ligne.
• Envoyer le total des cartes-cadeaux à QuickBooks en ligne.
• Envoyer des ventes à paiement différé à QuickBooks en ligne.

Les ventes mises de côté ne sont pas automatiquement envoyées à QuickBooks en ligne.

Connecter QuickBooks en ligne à votre compte PDV détaillants

Avant de commencer la configuration

• Configurez tous vos taux de taxe dans PDV détaillants.
• Configurer tous vos taux de taxe dans QuickBooks en ligne.
• Configurez un produit d’écarts de paiements dans QuickBooks en ligne. Vous pourrez ainsi surveiller les différences entre le montant estimé et le montant réel lors de la fermeture de votre caisse.
• Créez un compte d’actifs de stocks dans QuickBooks en ligne. C’est là que seront envoyés vos bons de commande.
• Si vous souhaitez répartir vos totaux de ventes en catégories de produits, veillez à définir la catégorie de produit de tous vos produits dans PDV détaillants.
• Si vous souhaitez associer les rabais à un article différent, créez une réduction dans QuickBooks en ligne.
• Configurez un article de service ou un produit correspondant dans QuickBooks en ligne pour chaque catégorie de produit définie dans PDV détaillants.
• Configurez un compte de passif et un compte de charges pour les crédits en boutique et les cartes-cadeaux dans QuickBooks en ligne.

Vous ne pourrez envoyer vos écarts d’inventaire et de ventes que vers vos produits ou services QuickBooks en ligne. Vous ne pourrez pas sélectionner l’ensemble de vos comptes. Un produit de vente est défini par défaut sur QuickBooks en ligne. Vous devriez effectuer cette action avant d’activer l’intégration.

Vous pouvez maintenant lancer la configuration.

Configurer l’intégration QuickBooks en ligne

1. Accédez à la page Setup > Apps (configuration > applications).
2. Dans la section Track financials (suivi des finances), cliquez sur Add to Lightspeed détaillants (ajouter à Lightspeed détaillants) sous QuickBooks en ligne. Si vous n’êtes pas déjà connecté à QuickBooks en ligne, vous serez invité à vous connecter.
3. Cliquez sur Authorize (autoriser) pour confirmer que vous souhaitez associer votre compte QuickBooks en ligne à votre compte PDV détaillants. Vous serez alors redirigé vers la page des paramètres QuickBooks en ligne dans PDV détaillants.
4. Sélectionnez le produit QuickBooks en ligne vers lequel vous souhaitez transmettre vos totaux de ventes quotidiens. Si vous optez pour leur répartition en catégories de produits, ce compte ne recevra que les ventes des produits dont la catégorie n’a pas été configurée. Vous devez configurer votre article QuickBooks en ligne en tant qu’article non inventorié ou de service. Pour en savoir plus, consultez cette page (en anglais).
5. Sélectionnez le compte QuickBooks en ligne auquel vous souhaitez transmettre les écarts dans votre compte de fin de journée.
6. Sélectionnez le compte QuickBooks en ligne vers lequel envoyer vos écarts d’arrondi. PDV détaillants inclura une ligne d’arrondi pour s’assurer que la facture associée à la fermeture de caisse correspond au total des paiements reçus. Le montant total des paiements doit TOUJOURS correspondre au montant reçu dans PDV détaillants, mais, en raison de différences de système de calcul entre QuickBooks et PDV détaillants pour le total des ventes, la facture peut présenter quelques différences. Une ligne d’arrondi sera utilisée si les totaux diffèrent.
7. Si vous souhaitez que les rabais soient associés à un article différent dans QuickBooks en ligne, sélectionnez-le dans le menu déroulant. Sinon, laissez ce champ vierge.
8. Si vous souhaitez utiliser des rapports de catégories de produits, cochez la case, puis associez chaque catégorie de produit au produit ou service correspondant dans QuickBooks en ligne.
9. Vous pouvez choisir de transmettre les renseignements sur les dépenses à QuickBooks en ligne. Laissez ces champs vides si vous ne souhaitez pas enregistrer les informations relatives au coût des marchandises vendues (CMV) dans QuickBooks en ligne. Vous devrez sélectionner à la fois un compte de coût des marchandises vendues et un compte d’actifs de stocks. Si vous n’êtes pas sûr de l’option à choisir, consultez votre comptable. Vos bons de commande seront envoyés au compte que vous aurez sélectionné pour les actifs de stocks.
10. Si vous utilisez le crédit en boutique, sélectionnez un compte de passif et un compte de charges pour le crédit en boutique dans les menus déroulants de la section Liabilities (passifs).
11. Si vous utilisez des cartes-cadeaux, sélectionnez un compte de produits et de passif pour les cartes-cadeaux dans le menu déroulant de la section Liabilities (passifs).

12. Pour chaque type de paiement, sélectionnez le type de paiement correspondant dans QuickBooks en ligne.

13. Pour chaque type de taxe, choisissez le type de taxe correspondant dans QuickBooks en ligne. Les groupes de taxes dans PDV détaillants doivent être associés à un groupe de taxes dans QuickBooks en ligne.

    Si vous êtes un marchand établi aux États-Unis ou au Canada, QuickBooks en ligne propose une taxe de vente automatisée et calcule le taux de taxe correct qui tient compte du statut d’exonération fiscale du client, de l’emplacement et du type de produit vendu.

14. Cliquez sur Save (enregistrer) pour activer l’intégration.

Mettre en correspondance les frais de traitement de Paiements Lightspeed avec QuickBooks en ligne

Vous pouvez désormais rapprocher vos transactions effectuées par le biais de Paiements Lightspeed et voir vos frais de traitement de Paiements Lightspeed plus facilement dans QuickBooks en ligne. Lors de la synchronisation avec QuickBooks en ligne, les frais de traitement sont indiqués sur vos factures et déduits de vos versements, ce qui simplifie encore le rapprochement.

1. Accédez à PDV détaillants, puis cliquez sur Configuration > Applications > QuickBooks en ligne.
2. Sur la page de QuickBooks en ligne, cochez la case Charge Paiements Lightspeed.
3. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez ou ajoutez un compte de charges lié aux frais de traitement de Paiements Lightspeed, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous ajoutez d’autres types de paiements, taux de taxes ou catégories de produits, n’oubliez pas de mettre à jour vos paramètres QuickBooks en ligne en conséquence. Consultez notre guide Utilisation de l’intégration de QuickBooks en ligne pour en savoir plus.