Les ventes à paiement différé sont utilisées pour suivre les achats de produits que le client a l’intention de payer plus tard. La création d’une vente à paiement différé entraîne la création d’une facture pour cette vente, que le client devra payer. Activez l’intégration QuickBooks en ligne pour créer facilement des factures pour les ventes à paiement différé dans QuickBooks en ligne.

Effectuer la vente

1. Sur l’écran de caisse, ajoutez les articles à vendre.
2. Ajoutez le client à la vente. Les ventes à paiement différé doivent être associées à un client.
3. Cliquez sur Pay (payer) puis sur On account (à paiement différé).

La vente sera enregistrée dans QuickBooks en ligne, ce qui créera une facture de comptes débiteurs. Cette facture contiendra les renseignements suivants :

• Nom du client.
• Description des lignes de la facture (nom du produit).
• Quantité et prix pour chaque ligne sur la facture.
• Taux de taxe pour la transaction (basé sur la configuration de QuickBooks en ligne dans PDV détaillants).
• Date de la facture.

Après l’enregistrement d’une facture à paiement différé dans QuickBooks en ligne, toutes les mises à jour apportées à la vente dans PDV détaillants seront synchronisées avec QuickBooks en ligne. Si un client souhaite rajouter des articles à une vente à paiement différé, vous pouvez mettre à jour la vente existante.

Configurer une date d’échéance pour la vente

Les dates d’échéance des ventes à paiement différé sont basées sur les conditions définies pour le client dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez mettre à jour ces conditions dans QuickBooks en ligne pour modifier la date d’échéance appliquée aux ventes à paiement différé.

Assigner un client à la vente

QuickBooks en ligne assignera un client à la facture s’il existe un nom d’entreprise correspondant dans PDV détaillants. Si vous n’avez pas saisi de nom d’entreprise dans PDV détaillants, le nom et le prénom du client saisis dans PDV détaillants seront assignés. S’il n’y a toujours pas de correspondance, un client sera créé dans QuickBooks en ligne avec les coordonnées du client saisies dans PDV détaillants.

Recevoir le paiement pour la vente

Vous pouvez accepter le paiement de la vente soit dans PDV détaillants, soit dans QuickBooks en ligne.

Recevoir un paiement dans QuickBooks en ligne

Lorsque vous appliquez un paiement à une vente à paiement différé dans QuickBooks en ligne, le paiement ne sera pas synchronisé avec PDV détaillants. Pour comptabiliser ce paiement dans PDV détaillants, vous devrez l’appliquer à la vente manuellement.

1. Accédez à la page Historique des ventes.
2. Trouvez la vente à paiement différé du client et cliquez sur Apply payment / refund (appliquer le paiement ou le remboursement).
3. Sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant Payment type (type de paiement).
4. Saisissez le montant payé dans le champ Amount (montant).
5. Sélectionnez la caisse à associer au paiement dans le menu déroulant Register (caisse).
6. Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment date (date du paiement).
7. Sélectionnez l’heure à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment time (heure du paiement).
8. Cliquez sur Save (enregistrer) pour finaliser le paiement.

Recevoir un paiement dans PDV détaillants

1. Accédez à la page Historique des ventes.
2. Trouvez la vente à paiement différé du client, puis cliquez sur Continuer la vente. La vente s’affiche alors sur l’écran de caisse.
3. Cliquez sur Pay (payer) et appliquez le montant du paiement.
4. Si la vente n’est pas entièrement payée, cliquez sur On account (vente à paiement différé) pour mettre le reste du solde à paiement différé.

Le paiement sera automatiquement reporté à QuickBooks en ligne. Les renseignements de paiements suivants seront envoyés à QuickBooks en ligne :

• Date de paiement.
• Mode de paiement (basé sur votre configuration QuickBooks en ligne dans PDV détaillants).
• Montant reçu.
• Facture à laquelle est alloué le paiement.

Rendre compte des ventes à paiement différé

Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, toutes les ventes à paiement différé commencées et tous les paiements effectués pour régler ces ventes seront notés dans votre rapport de fermeture de caisse. Le coût des marchandises vendues (CMV) pour les ventes à paiement différé sera inclus dans votre journal CMV de fermeture de caisse.

Rapprocher la facture et le paiement dans QuickBooks en ligne

Les paiements des ventes à paiement différé sont notés sur les factures de fin de journée/de fermeture de caisse enregistrées dans QuickBooks en ligne, afin d’équilibrer les paiements déjà affectés à leur facture originale dans QuickBooks en ligne.

Si vous avez reçu le paiement de la vente dans PDV détaillants, vous devrez rapprocher le paiement lorsqu’il sera déposé dans votre compte bancaire et apparaîtra dans votre flux de paiement dans QuickBooks en ligne.

N’oubliez pas que ce paiement sera probablement combiné aux dépôts pour les montants des ventes quotidiennes/de fermeture de caisse pour ce jour sur votre compte (qu’il s’agisse de paiements en argent comptant ou par carte).

Vous pouvez avoir besoin de rapprocher le dépôt de la facture de fermeture de caisse et de la facture de la vente à paiement différé. Consultez l’article concernant le rapprochement du centre de soutien de QuickBooks en ligne pour en savoir plus sur les étapes à suivre.

Les numéros de facture seront définis dans les factures de QuickBooks lors de l’envoi de la vente à paiement différé vers QuickBooks en ligne. Le numéro de facture correspond au numéro de reçu de PDV détaillants accompagné du suffixe -1, pour éviter tout conflit avec un numéro de reçu ultérieur.