Dans PDV détaillants, les bons de commande sont utilisés pour commander des stocks. En créant des bons de commande, vous pouvez tenir un registre des produits que vous avez commandés, ce qui vous permet de suivre les commandes de tous les fournisseurs et de vous assurer de l’exactitude de vos stocks.

Créer un bon de commande

1. Pour créer un bon de commande dans PDV détaillants, accédez à Stocks > Gestion des stocks.

2. Cliquez sur Commander des stocks.

   

3. Saisissez les renseignements suivants :
   • Fournisseur : Choisissez un fournisseur pour la commande. Cette sélection déterminera le code de fournisseur et le prix coûtant qui seront utilisés pour les produits ajoutés à la commande lorsque plusieurs fournisseurs sont enregistrés.
   • Établissements destinataires : Sélectionnez le ou les établissements auxquels seront livrés les stocks.
   • Établissement à livrer : Sélectionnez l’établissement qui recevra la commande.
   • Date de livraison : (Facultatif) La date de livraison attendue pour la commande.
   • Numéro de commande : Le numéro de commande est généré par PDV détaillants lorsque vous sélectionnez un établissement. Vous pouvez modifier ce numéro pour vous aider à identifier vos commandes.
   • Numéro de facture du fournisseur : (Facultatif) Si vous avez déjà le numéro de facture, vous pouvez le saisir ici afin que votre fournisseur puisse s’y référer.

   • Note : (Facultatif) Ajoutez des informations personnalisées à vos commandes, comme des rappels personnels ou des notes d’approbation.

     

Ajouter des produits à un bon de commande

Il existe quatre méthodes pour ajouter des produits à un bon de commande. Vous pouvez ajouter des produits un par un à l’aide de la fonction de recherche, ajouter des produits recommandés à des fins de réapprovisionnement, téléverser un fichier CSV contenant plusieurs produits ou ajouter des produits à partir du catalogue.

Ajouter des produits à l’aide de l’option Choisir des produits

1. Pour ajouter des produits, saisissez le nom du produit dans la barre de recherche ou numérisez le code à barres du produit.

   Si vous numérisez des produits, vous pouvez activer l'option Mode numérisation rapide. Cela permet d'ajouter directement l'UGS d'une variante de produit, ce qui évite d'avoir à sélectionner manuellement la variante à partir du produit parent.

   

2. Saisissez la quantité que vous souhaitez commander pour chaque établissement. Si ce produit a des variantes, vous pouvez sélectionner chaque variante et la quantité correspondante dans la fenêtre de sélection, puis cliquer sur Ajouter les variantes à la commande.

   

3. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des produits, cliquez sur Enregistrer.

   

PDV détaillants affiche les niveaux des stocks actuels des produits dans l'ensemble de vos établissements. Cliquez sur la flèche d'un produit pour afficher ses détails, puis sélectionnez Stocks. Cela vous offre un aperçu de la quantité de produits disponible dans les stocks de chaque établissement, l'arrivage de stocks et la quantité d'articles vendus au cours des 30 derniers jours.

Ajouter des produits à partir de recommandations

Si vous avez défini des seuils de réapprovisionnement pour les produits, y compris les niveaux de quantité minimale et maximale, vous pouvez ajouter des produits à partir des recommandations pour plusieurs points de vente. Cette fonctionnalité suggère automatiquement les produits qui sont à leur seuil de réapprovisionnement défini ou en dessous. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour commander des stocks pour les ventes incomplètes.

1. Sélectionnez Choisir des produits.

2. Cliquez sur Ajouter des produits à partir de recommandations.

   

3. Dans la fenêtre contextuelle, utilisez le menu déroulant Établissement destinataire et cochez Tous les établissements ou cochez individuellement les cases à côté des établissements qui réceptionneront la commande.

   

4. Cliquez sur Suivant.

5. Au besoin, utilisez la liste déroulanteChoisir les produits à afficher pour sélectionner Toutes les recommandations, Méthodes de réapprovisionnement ou Ventes et services incomplets, puis cliquez sur Appliquer le filtre pour appliquer votre choix.

   

6. Cochez les produits que vous souhaitez ajouter au bon de commande.

   Pour savoir pourquoi un produit est recommandé pour un réapprovisionnement, cliquez sur l'article pour en afficher les détails.

   

7. Cliquez sur Ajouter les produits à la commande.

   

Si un produit figure dans un autre bon de commande ouvert ou envoyé, ou dans un transfert pour le même établissement, il ne sera pas ajouté à la liste des produits recommandés pour le réapprovisionnement. Si un fournisseur est associé au bon de commande, seuls les produits de ce fournisseur seront recommandés et ajoutés au bon de commande.

Ajouter des produits au moyen d’un fichier CSV

Vous pouvez importer des produits (ainsi que leur prix fournisseur et leur quantité) dans une nouvelle commande ou une commande enregistrée en utilisant un fichier CSV. C’est un moyen utile de créer rapidement des commandes de stock importantes, par exemple à partir d’un fichier de données créé par un lecteur de stocks portable.

1. Dans un logiciel tableur comme Excel, ou Google Sheets, créez votre fichier CSV. Vous pouvez télécharger un exemple de modèle de fichier CSV pour commencer.

2. Si vous préférez créer votre propre fichier, vous aurez besoin des quatre en-têtes de colonne suivants :

   • Handle (alias) (facultatif) : L’alias du produit (il doit correspondre à un produit existant dans PDV détaillants).
   • SKU (UGS) (obligatoire) : L’UGS du produit doit correspondre à un produit existant dans PDV détaillants.
   • Supply price (prix fournisseur) (facultatif) : Le prix fournisseur par article.
   • Quantity (quantité) (obligatoire) : La quantité de chaque article que vous souhaitez commander.

   Si vous avez sélectionné un fournisseur lors de la création de votre bon de commande, tous les produits importés à l’aide d’un fichier CSV doivent avoir le même fournisseur que celui sélectionné dans PDV détaillants.

3. Modifiez votre fichier CSV selon vos besoins et enregistrez-le sur votre ordinateur.

4. Sélectionnez Importer depuis un fichier CSV.

   

5. Cliquez sur Importer un fichier CSV.
6. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des produits du catalogue

Vous pouvez importer des produits dans un bon de commande directement à partir de votre catalogue.

1. Accédez à Catalogue > Produits.

2. Sélectionnez les produits que vous souhaitez commander à l’aide des cases à cocher.

   

3. Cliquez sur Choisir une action une fois les produits sélectionnés.

   

4. Sélectionnez Ajouter les produits à un bon de commande dans le menu déroulant.
5. Sélectionnez l’une des deux options suivantes : Ajouter à un bon de commande existant ou Créer un nouveau bon de commande.

   1. Si vous ajoutez les produits à une commande existante, sélectionnez la commande.

      

   2. Si vous créez un nouveau bon de commande, choisissez un fournisseur et un établissement destinataire dans les menus déroulants. Le numéro de commande sera rempli automatiquement.

      

6. Cliquez sur Suivant.

7. Saisissez la quantité de produits que vous souhaitez commander.

   

   Si le prix de revient a changé par rapport à la valeur par défaut de votre produit, il est important de saisir ici la nouvelle valeur pour calculer correctement le coût moyen et le coût des marchandises vendues.

8. Une fois la quantité et le prix coûtant saisis, cliquez sur Ajouter les produits à la commande pour terminer la création de la commande. Vous pouvez ensuite consulter la commande en accédant à Stocks > Gestion des stocks.

Parcourir le tableau de produits

Une fois les produits ajoutés et le bon de commande enregistré, la page de commande affiche un tableau de produits comprenant un aperçu des produits de la commande répartis par établissement, ainsi que les quantités totales, les coûts totaux et les prix totaux.

Vous pouvez utiliser les options du tableau pour vérifier et ajuster votre bon de commande.

• L'option Modifier les prix vous redirige vers une fenêtre comprenant des options pour activer le calcul des prix, mais aussi pour modifier le prix fournisseur, la majoration et la marge, ainsi que le prix de détail.

  

• L'option Exporter au format CSV permet de télécharger sur votre appareil un fichier CSV contenant des renseignements sur les articles.

• L'option Afficher/masquer les colonnes vous permet de choisir les colonnes qui s'affichent et celles qui sont incluses au moment d'imprimer la commande.

  

Les produits composés sont affichés avec le détail de leurs articles individuels, mais seul le produit composé sert à calculer les quantités à commander, ainsi que le prix total et le coût total de la commande.

Enregistrer les coûts et les réductions applicables à la commande

Vous pouvez enregistrer les fluctuations de coûts ou de prix qui sont appliquées dans le cadre de l’envoi et de la réception de bons de commande, p. ex. des réductions, des frais de transport et des droits de douane. Il est possible de prendre en compte ces montants lorsque vous créez un bon de commande, et de les modifier s’il y a lieu lors de la réception de stocks. Ces montants ne figureront pas sur le bon de commande que vous envoyez à votre fournisseur, mais seront conservés dans vos dossiers PDV détaillants en tant que composantes du coût total.

Pour enregistrer ces coûts et réductions :

1. Ajoutez des produits à votre bon de commande selon la méthode de votre choix.

2. Entrez des valeurs dans les champs Réduction, Total des frais d’expédition et/ou Total des droits de douane. Le total de la commande sera mis à jour en conséquence.

   

3. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois créé et enregistré, le bon de commande peut être modifié jusqu’à ce qu’il soit envoyé au fournisseur.

Envoyer un bon de commande à un fournisseur

Pour envoyer une ébauche de bon de commande à un fournisseur :

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks.

2. Cliquez sur l'icône de modification (crayon) en regard de l'ébauche de commande.

   

3. Cliquez sur Enregistrer et envoyer.

   

4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer la commande, saisissez votre adresse courriel, ainsi que tout message concernant votre commande. Vous pouvez également mettre en copie conforme (Cc) ou en copie conforme invisible (Cci) des destinataires supplémentaires.

   

5. Cliquez sur Envoyer la commande par courriel.

L’état de votre commande dans la page Gestion des stocks est à présent Envoyé.

Imprimer un bon de commande

Si nécessaire, vous pouvez imprimer une commande à partir de la page de commande.

1. Accédez à Stocks > Gestion des stocks et cliquez sur l'identifiant de la commande.
2. Cliquez sur Actions > Imprimer la commande.

L'impression affichera les mêmes colonnes que la page de commande, y compris jusqu'à six emplacements Commande passée pour. Pour modifier les colonnes qui seront incluses dans l'impression :

1. Depuis la page de commande, cliquez sur Afficher/masquer les colonnes.
2. Cochez les colonnes que vous souhaitez inclure dans l'impression.
3. Cliquez sur Mettre à jour.

Marquer une commande comme expédiée

Une fois que votre fournisseur a confirmé la commande et l’a envoyée, vous pouvez la marquer comme étant expédiée :

1. Cliquez sur la commande.

2. Accédez à Marquer comme > Expédiée.

   

3. Indiquez si vous savez quand la commande sera livrée (sélectionnez Je connais la date et, le cas échéant, la Date de livraison) ou si vous l’ignorez (Je ne connais pas la date).

   

4. Cliquez sur Suivant.

5. Cliquez sur Marquer comme expédiée.

   

L’état de votre commande (visible sur la page Gestion des stocks) est désormais Expédié. Une fois votre bon de commande livré, vous pouvez passer à l’étape de réception de la commande.

Prochaines étapes

Attachments

• stock_order_return_transfer_template.csv56 octets