Une fois que vous avez associé votre boutique Retail POS et votre compte Xero, vous devez apporter certains changements à vos processus quotidiens.

Consultez les menus déroulants ci-dessous pour apprendre à utiliser l’intégration Xero :

Ventes à paiement différé

Chaque fois que vous faites une vente à paiement différé dans Retail POS, une facture est automatiquement créée et reportée dans Xero. Voici ce qu’elle comporte :

• Une liste détaillée de tous les produits (HT), du total de la ou des taxe(s) et du total de la vente;
• Tout paiement effectué dans le cadre de la vente;
• Les renseignements du client (si le client ne se trouve pas encore dans Xero, Retail POS enregistrera le nouveau client dans Xero).

Le numéro de facture dans Xero correspondra au numéro de reçu ou de facture de la vente à paiement différé dans Retail POS. S’il existe déjà un numéro de facture identique dans Xero, le suffixe « -1 » sera ajouté au numéro de facture uniquement dans Xero. Veuillez noter que vous ne pouvez pas enregistrer de paiement dans Xero pour une facture non approuvée. Nous vous recommandons de configurer vos paramètres de manière à ce que toutes les factures envoyées à Xero soient approuvées.

Encaisser des paiements

Une fois que la facture a été créée dans Retail POS, vous pouvez encaisser le paiement de deux manières :

1. Encaisser le paiement dans Xero

Si vous recevez un dépôt bancaire ou tout autre paiement en ligne de la part d’un client, vous pouvez associer ce paiement à la facture dans Xero.

• Tout d’abord, trouvez le paiement dans votre flux bancaire et utilisez la fonction de rapprochement pour l’associer à la facture de la vente à paiement différé. Vous pouvez aussi parfois recevoir un paiement qui s’applique à plusieurs factures, par exemple si le client avait plusieurs ventes à paiement différé ouvertes dans Retail POS et qu’il les paie toutes d’un coup. Dans ce cas, vous devrez vous assurer d’associer le paiement à toutes les ventes concernées. Cliquez ici pour en savoir plus sur cette manipulation dans Xero.

• Les paiements associés à des factures de ventes à paiement différé dans Xero seront automatiquement reportés sur la facture dans Retail POS, qui enregistrera le paiement.

Il est important de mettre la vente à jour dans Retail POS dès qu’un paiement est reçu dans Xero. Si vous ne mettez pas la vente à jour, vos employés pourraient accidentellement associer un paiement dans Retail POS à une vente déjà payée dans Xero. C’est aussi important pour que le solde impayé de vos clients soit à jour à la fois dans Retail POS et dans Xero.

2. Encaisser le paiement dans Retail POS

Vos clients peuvent vouloir payer le solde de leur compte pendant qu’ils sont dans votre boutique.

Si votre client doit régler un solde restant pour plus d’une vente à paiement différé, il peut payer n’importe quel montant pour payer son solde total dû. Pour savoir comment régler plusieurs ventes à paiement différé d’un seul client en une seule transaction, cliquez ici.

Pour encaisser un paiement pour une seule vente à paiement différé :

• Trouvez d’abord la vente à paiement différé dans votre historique des ventes en accédant à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes) ou en cherchant votre client sur la page des clients en accédant à Customers > Customers (clients > clients).

• Ouvrez ensuite la vente en cliquant sur la flèche. Le système vous redirigera vers l’écran de ventes.

• Cliquez sur Pay (payer) et saisissez le montant du paiement. Si le client effectue un paiement partiel, sélectionnez On account (à paiement différé) pour remettre le reste du solde en paiement différé. Retail POS mettra automatiquement Xero à jour en y reportant le paiement.

Annuler ou retourner une vente à paiement différé partiellement payée

Vous pouvez avoir besoin d’annuler une vente à paiement différé si, par exemple, votre client a retourné le produit ou s’il y a une erreur dans la vente. La meilleure méthode pour annuler une vente est de clôturer la vente à paiement différé en faisant un paiement fictif dans Retail POS.

Ensuite, créez une nouvelle vente et ajoutez tous les articles de la vente originale en quantités négatives. Remboursez le client (vous ne devez rembourser que le montant qu’il a déjà payé). Le solde restant s’annulera avec le paiement fictif que vous avez effectué précédemment.

Vous n’avez pas besoin d’apporter une quelconque modification dans Xero puisque le paiement fictif clôturera la facture et que le montant remboursé, reporté dans Xero lors de la fermeture de la caisse en fin de journée, équilibrera les montants.

Rapprochement

Une fois que la vente est créée dans Xero, vous devrez rapprocher les paiements effectués pour la vente et les dépôts dans votre compte bancaire. Si le client vous a payé directement (p. ex. par carte de crédit uniquement pour cette facture), vous pourrez retrouver le flux bancaire sur Xero et l’associer à la facture.

Pour de nombreux clients, cependant, les paiements seront inclus dans un dépôt bancaire plus important, comme un dépôt quotidien. Cela signifie que vous devrez rapprocher ce paiement à la facture pour la vente à paiement différé, ainsi qu’aux transactions pertinentes, comme les factures de toutes les fermetures de caisse correspondantes. Pour en savoir plus, consultez l’article d’aide de Xero.

Fermeture de caisse

Il est essentiel de fermer toutes les caisses de votre boutique chaque jour. Si vous avez du personnel, assurez-vous d’avoir un processus de fermeture pour chaque caisse, dans chaque établissement, chaque jour. Cette procédure comprend le comptage des recettes en argent comptant et leur retrait du tiroir-caisse, le décompte des paiements effectués avec votre lecteur de carte ou appareil de télévirement au point de vente, si nécessaire, et la fermeture des caisses dans Retail POS.

Renseignements reportés dans Xero lorsque vous fermez votre caisse

Lorsque vous fermez une caisse dans Retail POS, une facture de comptes débiteurs sera créée dans Xero. La facture comprendra les éléments ci-dessous :

• Primes de fidélité gagnées par les clients : Le montant total de primes de fidélité gagné par les clients jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée fera augmenter le solde du compte de charges relatives aux primes de fidélité associé à votre compte Retail POS.
• Passif de fidélité créé par les primes de fidélité gagnées par les clients : Le montant total des primes de fidélité gagné par les clients jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée fera augmenter le solde du compte relatif au passif de fidélité associé.
• Code de compte de ventes : XXX : Le total de ce qui a été vendu est divisé en différents codes de compte de ventes selon les paramètres de l’intégration. Cette donnée fera augmenter le solde du compte de produits associé.
• Code de compte de ventes : XXX : Le montant total des réductions qui ont été accordées jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée augmentera le solde du compte de charges ou diminuera le solde du compte de produits associé.
• Code de compte de ventes : XXX : La valeur totale des cartes-cadeaux vendues jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée augmentera le solde du compte de passif pour les cartes-cadeaux associé.
• Insuffisance de flux de trésorerie : La différence entre le montant d’argent compté dans la caisse lors de la fermeture et le montant d’argent attendu. Cela augmentera ou diminuera le montant du compte de charges associé selon la différence.
• Crédit en boutique distribué : Le montant total de crédit en boutique distribué aux clients jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée augmentera le compte de passif relatif au crédit en boutique associé.
• Fonds de fermeture : Le montant total d’argent compté au moment de la fermeture de la caisse. Cette donnée augmentera le solde du compte d’actifs relatif au fonds de caisse associé.
• Sortie de petite caisse : Le montant total d’argent sorti de la caisse pour la petite caisse. Cette donnée augmentera le compte de charges relatif à la petite caisse associé.
• Sortie de caisse : Le montant total d’argent retiré de la caisse pour être mis à la banque. Cette donnée augmentera le compte d’actifs relatif aux sorties de caisse associé.
• Fonds d’ouverture : Le montant d’argent compté dans la caisse lors de l’ouverture. Cette donnée diminuera le compte d’actifs relatif au fonds de caisse associé.

Que se passe-t-il si je dépose mes paiements dans mon compte bancaire chaque semaine ou bien pour plusieurs caisses en même temps?

Pour de nombreux clients, les paiements de fermeture de caisse seront inclus dans un dépôt bancaire plus important, comme un dépôt hebdomadaire ou un règlement des processeurs de cartes de crédit. Cela signifie que vous devrez rapprocher ce paiement aux factures de toutes les fermetures de caisse correspondantes. Pour en savoir plus, consultez l’article d’aide de Xero.

Gestion des stocks

Comptabiliser les coûts de stocks est essentiel pour vous aider à comprendre si votre commerce de détail est rentable. Votre comptable devra comprendre combien vous coûtent vos stocks et combien ils valent.

Commandes de stock

Lorsque vous effectuez vos commandes de stock dans Retail POS, vous devez les envoyer à Xero afin de créer une facture de comptes fournisseurs dans Xero. Contrairement au reste de l’intégration, cela ne s’opère pas automatiquement.

Pour reporter dans Xero la réception d’une commande de stock, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Inventory > Stock control (stocks > gestion des stocks) dans Retail POS.

2. Filtrez la page de commandes de stock par commandes reçues.

3. Cliquez sur Send to Xero (reporter dans Xero) dans la colonne Reference (référence) pour créer la facture dans Xero.

4. Cliquez sur View on Xero (afficher dans Xero) pour charger la facture dans Xero.

Lorsque vous payez votre facture, vous pouvez faire correspondre la transaction de versement dans votre flux bancaire à la facture des comptes fournisseurs dans Xero.

Les renseignements reportés dans Xero sont les suivants :

• La date où la commande est entièrement réceptionnée dans Xero
• Le nom du fournisseur
• Les produits commandés
• La quantité commandée
• Le nom de la commande et le numéro de facture du fournisseur figurent dans le champ de référence dans Xero
• Le coût d’approvisionnement (hors taxe), dont la taxe est appliquée par Xero selon vos paramètres

La date d’échéance n’est PAS envoyée à Xero, car il s’agit du jour où vous prévoyez de RECEVOIR la commande, et non de la date d’échéance du paiement.

Si vous souhaitez enregistrer certains produits sur des comptes de charges différents, vous pouvez le faire sur la page de chaque produit.

Ajustements de stocks : bris, gaspillage, pertes et dénombrement des stocks

Il est également important de suivre les ajustements de vos niveaux de stocks, qu’il s’agisse de stocks endommagés/brisés, de gaspillage (comme la nourriture en fin de journée) ou de pertes (articles volés). Vous constaterez parfois la perte au moment où elle se produit (stocks endommagés, gaspillage), alors que dans d’autres cas, vous ne vous en rendrez compte que lorsque vous procéderez à un dénombrement des stocks.

Tous ces différents types d’ajustements peuvent être enregistrés dans Retail POS. Pour en savoir plus sur l’ajustement rapide de produits individuels, consultez notre guide Traitement d’un ajustement de stocks.

Pour ajuster de grandes quantités de stocks, nous vous recommandons plutôt d’effectuer un dénombrement des stocks. Pour en savoir plus, consultez notre guide Qu’est-ce qu’un dénombrement des stocks et comment en effectuer un?

Les ajustements de stocks, y compris les dénombrements de stocks, ne peuvent pas être directement envoyés à Xero depuis Retail POS. Vous devrez remplir un journal manuel dans Xero.

Dépannage lié à l’intégration Xero

Le logo de Xero est en rouge, qu’est-ce que je dois faire?

1. Cliquez sur le logo rouge de Xero.

2. Est-ce que la transaction a été reportée (est-ce que le logo de Xero est devenu bleu)?

• Oui : Tout va bien! Le report des transactions prend parfois un peu de temps et le fait de cliquer force Retail POS à tenter de l’envoyer de nouveau.
• Non : Passez à l’étape 3.

3. Avez-vous reçu un message d’erreur?

• Non : Passez à l’étape 4.
• Oui : Cliquez ici pour en savoir plus sur la résolution des messages d’erreur les plus courants.

4. Vous n’avez pas reçu de message d’erreur dans Xero?

Vous pouvez parfois tenter d’envoyer à Xero la fermeture de caisse ou une vente à paiement différé sans que cela fonctionne et sans avoir de message d’erreur.

Il y a deux causes courantes à cela :

• Vous avez configuré les factures pour qu’elles soient envoyées au statut brouillon ou en attente d’approbation, et vous n’avez pas validé la facture dans Xero avant d’encaisser le paiement. Vous devez approuver la facture dans Xero puis supprimer ou renouveler le paiement. Nous vous recommandons vivement de configurer les factures de manière à ce qu’elles soient toutes reportées comme « approuvées ».

• Vous avez configuré les paiements pour les envoyer à un autre compte que votre compte bancaire, et vous n’avez pas activé les paiements vers ce compte dans Xero. Activez-les dans le plan de comptes de Xero, puis cliquez sur le logo de Xero pour renvoyer la transaction vers Xero.