La gestion de trésorerie vous permet d’enregistrer et de suivre tous les flux de trésorerie dans Retail POS, y compris les ajouts et les retraits de fonds de caisse, les entrées et les sorties d’argent, les entrées et les sorties de la petite caisse et les fermetures de caisses.
La gestion de trésorerie est activée par défaut pour tous les marchands et ne peut pas être désactivée.
Pour les marchands ayant intégré Xero qui souhaitent utiliser la fonction de gestion de trésorerie, veuillez suivre la procédure énoncée dans notre guide Configuration de la gestion de trésorerie avec Xero. Si vous ne configurez pas les bons codes de compte sur la page de configuration de Xero dans Retail POS avant de mettre en place des flux de trésorerie, ces flux ne seront pas transmis à Xero.
La gestion de trésorerie peut être utilisée dans Retail POS sur ordinateur et sur iPad. Pour savoir comment utiliser la gestion de trésorerie, choisissez la plateforme que vous utilisez parmi les onglets suivants :
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Utiliser la gestion de trésorerie sur ordinateur
Lorsque vous ouvrez votre caisse pour la journée, vous avez la possibilité d’ajouter un fonds de caisse. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
1. Accédez à Sell > Cash management (ventes > gestion de trésorerie).
2. Un message vous indique que votre caisse est fermée. Vous avez la possibilité d’ajouter un fonds d’ouverture.
3. Saisissez le montant du fonds de caisse dans le champ Opening float (fonds d’ouverture).
4. Ajoutez une note, au besoin, pour fournir plus de détails sur le fonds de caisse.
5. Ajoutez physiquement le montant défini à votre tiroir-caisse, puis cliquez sur Open register (ouvrir la caisse).
Ajouter et retirer de l’argent
Vous pourriez avoir besoin d’ajouter ou de retirer de l’argent du tiroir-caisse au cours de la journée. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Accédez à Sell > Cash management (ventes > gestion de trésorerie). Vous y verrez des options pour ajouter de l’argent, retirer de l’argent ou consulter les flux de trésorerie.
Cash out (sortie d’argent)
Cette option permet de suivre les retraits du tiroir-caisse. Vous pouvez l’utiliser pour suivre les activités comme les retraits d’argent comptant effectués pendant la journée et à déposer en lieu sûr.
Petty cash out (sortie de petite caisse)
Utilisez cette option si vous devez retirer de l’argent du tiroir-caisse pour les dépenses de la boutique, qui peuvent être liées à l’achat de produits d’entretien ou de papeterie.
Cash in (entrée d’argent)
Cette option vous permet de suivre toute somme que vous ajoutez à votre tiroir-caisse. Cela permet d’accroître votre fonds de caisse au cours de la journée, si nécessaire.
Petty cash in (entrée de petite caisse)
Cette option vous permet de remettre une partie de l’argent que vous avez retiré de votre petite caisse dans le tiroir-caisse. Si vous avez retiré plus d’argent que nécessaire de votre petite caisse pour effectuer des achats et qu’il vous reste de la monnaie, vous pouvez remettre cette somme dans le tiroir-caisse à l’aide de cette option.
Calculer les totaux à la fin de la journée
Pour vérifier les flux de trésorerie de la journée, vous devez fermer votre caisse.
Vous pouvez fermer votre caisse à partir d’un ordinateur ou d’un iPad. Pour en savoir plus sur la procédure de fermeture de caisse, consultez notre guide Fermetures de caisses.
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Utiliser la gestion de trésorerie sur iPad
Ajouter un fonds de caisse
Au moment de l’ouverture de la caisse pour la journée, vous avez l’option d’ajouter un fonds de caisse. Pour ce faire, ajoutez le montant désiré dans le champ Amount (montant).
Ajoutez une note, au besoin, pour fournir plus de détails sur le fonds de caisse. Cela peut être utile si vous souhaitez transmettre certains renseignements à votre gestionnaire, mais qu’il n’est pas encore arrivé à la boutique.
Une fois que vous avez entré tous les renseignements voulus, ajoutez physiquement l’argent à votre tiroir-caisse, puis appuyez sur Set opening float (définir le fonds d’ouverture).
Ajouter et retirer de l’argent
Important
Chaque boutique a ses propres règles et pratiques en ce qui concerne la manipulation de l’argent. Il est préférable de commencer par demander à votre gestionnaire si les caissiers sont autorisés à ajouter et à retirer de l’argent.
Vous pourriez avoir besoin d’ajouter ou de retirer de l’argent du tiroir-caisse au cours de la journée. Pour ajouter ou retirer de l’argent, appuyez sur l’icône Menu (≡), puis sélectionnez Cash Management (gestion de trésorerie).
Vous y verrez des options pour ajouter ou retirer de l’argent, ou pour consulter les flux de trésorerie.
Conseil
Il est toujours préférable d’ajouter une note pour vous-même ou votre gestionnaire lorsque vous utilisez les fonctionnalités de gestion de trésorerie ci-dessous.
Cash out (sortie d’argent)
Cette option permet de suivre les retraits du tiroir-caisse. Vous pouvez l’utiliser pour suivre les activités comme les retraits d’argent comptant effectués pendant la journée et à déposer en lieu sûr.
Petty cash out (sortie de petite caisse)
Utilisez cette option si vous devez retirer de l’argent du tiroir-caisse pour les dépenses de la boutique, qui peuvent être liées à l’achat de produits d’entretien ou de papeterie.
Cash in (entrée d’argent)
Cette option vous permet de suivre toute somme que vous ajoutez à votre tiroir-caisse. Cela permet d’accroître votre fonds de caisse au cours de la journée, si nécessaire.
Petty cash in (entrée de petite caisse)
Cette option vous permet de remettre une partie de l’argent que vous avez retiré de votre petite caisse dans le tiroir-caisse. Si vous avez retiré plus d’argent que nécessaire de votre petite caisse pour effectuer des achats et qu’il vous reste de la monnaie, vous pouvez remettre cette somme dans le tiroir-caisse à l’aide de cette option.
Calculer les totaux à la fin de la journée
Pour vérifier les flux de trésorerie de la journée, vous devez fermer votre caisse.
Vous pouvez fermer votre caisse à partir d’un ordinateur ou d’un iPad. Pour en savoir plus sur la procédure de fermeture de caisse, consultez notre guide Fermetures de caisses.