L’intégration Retail POS-Xero établit une connexion entre votre compte Retail POS et votre compte Xero. Elle permet de simplifier votre comptabilité en reportant automatiquement les données sur les ventes quotidiennes et à paiement différé, les paiements totaux et les factures de Retail POS vers votre système de comptabilité Xero.

Cela réduit la saisie de données manuelle, ce qui vous permet de gagner du temps et d’améliorer la précision.

Une fois cette intégration configurée, vous pourrez faire les choses suivantes :

• Rapprocher facilement les dépôts dans votre compte bancaire avec les totaux des ventes et des paiements de Retail POS.

• Consulter les ventes, les paiements et les commandes de stock passées. Ces éléments seront affichés dans votre bilan et état des résultats dans Xero.

• Mettre en correspondance les paiements envoyés aux fournisseurs avec vos factures de commande de stock (comptes fournisseurs) et les paiements des clients facturés avec leurs ventes à paiement différé.

• Mesurer votre rentabilité en fonction des salaires, du loyer, du marketing et autres dépenses dans Xero pour comprendre vos performances en temps réel.

• Suivre les passifs en suspens et les dépenses de votre entreprise en ce qui concerne le programme de fidélité mis en œuvre avec Retail POS, le cas échéant.

Connecter Retail POS à votre compte Xero

1. Accédez à Setup > Apps (configuration > applications).

2. Repérez la section Track financials (suivi des données financières), puis cliquez sur Connect to Lightspeed Retail (connecter à Lightspeed Retail) dans le module Xero.

3. Cliquez sur Enable Xero (activer Xero).

4. Saisissez vos informations de connexion Xero et cliquez sur Login (connexion).

5. Sélectionnez l’organisation Xero correspondant à votre boutique Retail POS et cliquez sur Allow access (autoriser l’accès).

Une fois connecté, vous serez redirigé vers la page des paramètres Xero dans Retail POS pour associer vos comptes.

Configurer vos correspondances de compte Xero

Pour les nouveaux comptes crées dans Xero, vous devez cliquer sur Sync from Xero (synchroniser depuis Xero) dans la section Account (compte) de la page des paramètres Xero dans Retail POS, avant que ces comptes puissent être mis en correspondance dans Retail POS.

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Paramètres de fermeture de caisse

Send register closures to Xero as (reporter les fermetures de caisse à Xero en tant que) : Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que Retail POS reporte à Xero les factures à payer des comptes de chaque fermeture de caisse. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes.

• • Summary by Account Code (résumé par code de compte) : Cette option reporte les totaux des données de vente pour chaque code de compte de vente.
  • Summary by Product (résumé par produit) : Cette option reporte les totaux de données de vente pour chaque produit.
  • Individual Products sold (produits individuels vendus) : Cette option reporte les détails de chaque vente en tant que ligne de facture distincte. Cela signifie que les produits peuvent apparaître plusieurs fois.

Le niveau de détails à envoyer est une question de préférence. Nous recommandons de demander à votre conseiller financier les renseignements à reporter à Xero.

Taxe de vente

Si vous n’avez pas encore configuré vos taxes, vous pouvez les créer directement dans Retail POS en sélectionnant Add a new sales tax (ajouter une taxe de vente) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Pour les taux de taxe qui existent dans Xero, votre compte Retail POS doit être associé au taux de taxe correspondant configuré dans Xero. Sur la page des paramètres Xero dans Retail POS, vous pourrez sélectionner vos taux de taxe Xero dans les menus déroulants de taxe.

Retail POS vous donne la possibilité de configurer des produits avec ou sans taxe. Vous devez remplir le champ No Tax (aucune taxe) en sélectionnant le compte Xero auquel vous ne souhaitez pas que la taxe sur la vente d’un produit soit envoyée.

Xero dispose d’un article très utile sur la configuration des taux de taxe dans Xero. Consultez-le ici.

Comptes pour les produits

Compte de ventes par défaut

Il s’agit du compte de ventes dans Xero vers lequel tous les totaux des ventes de produits sont reportés par défaut.

Reportez vos totaux des ventes de produits issus des fermetures de caisse et des ventes à paiement différé à un compte spécifique dans Xero. Si vous ne souhaitez pas que toutes les ventes soient reportées au même compte, vous pouvez définir un compte pour chaque produit sur la page de produit.

Avec quels comptes dans Xero ces renseignements peuvent-ils être mis en correspondance?

• Ventes
• Courant
• Recettes

Si vous n’avez pas créé de compte de ventes par défaut dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ce compte sera automatiquement créé dans Xero.

Ventes à paiement différé

Vous pouvez spécifier la date à laquelle les factures des ventes à paiement différé arrivent à échéance dans Xero. Pour cela, vous devez avoir ajouté une date d’échéance par défaut dans Xero.

Sous Invoice payment date (date de paiement de facture), indiquez la date à laquelle vous souhaitez que vos factures client arrivent à échéance. Vous pouvez choisir parmi les options None - Due immediately (aucune - immédiatement exigible) ou bien définir un délai personnalisé dans Xero.

Charges

Send Invoice as (reporter facture en tant que)

Sélectionnez l’état que vous souhaitez que Retail POS utilise lors du report de factures pour des commandes de stock à Xero.

Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Approved (approuvée)
• Awaiting approval (en attente d’approbation)
• Draft (brouillon)

Comment souhaitez-vous enregistrer vos achats de stocks?

• Asset (actif) : Suivez en temps réel vos actifs en mettant à jour le compte d’actifs en fonction des achats et des ventes.
  • On-hand inventory (stocks disponibles) : Sélectionnez un compte d’actifs qui mettra vos actifs actuels en correspondance.
  • Cost of Goods Sold (COGS) (coût des marchandises vendues [CMV]) : Sélectionnez un compte de charges avec lequel votre coût des marchandises vendues (CMV) sera mis en correspondance. À mesure des ventes, le CMV passe de votre actif à votre compte CMV.
• Expense (charge) : Obtenez le total cumulé de vos achats de stocks.
  • Purchases (achats) : Sélectionnez un compte de charges pour les commandes de stock.

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Types de paiements

Dans le menu déroulant, sélectionnez le compte de paiement par défaut auquel tous les types de paiements dans Retail POS seront reportés dans Xero.

Vous pouvez également choisir de mettre chaque type de paiement dans Retail POS en correspondance avec un compte dans Xero. Cliquez sur le bouton bascule Map individual payment types (mettre en correspondance les types de paiements individuels) pour activer la correspondance individuelle.

Une fois ce paramètre activé, sélectionnez, dans le menu déroulant situé à côté du type de paiement, le compte avec lequel vous souhaitez que chaque type de paiement soit mis en correspondance dans Xero.

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Important

Compte de paiement par défaut

Retail POS reporte vos totaux de paiements à Xero pour chaque type de paiement accepté par votre boutique. Vous devez choisir l’endroit auquel ces totaux sont reportés dans Xero. De nombreux détaillants préfèrent reporter leurs paiements directement à leur compte bancaire pour pouvoir utiliser la fonction de rapprochement de compte de Xero et les associer facilement.

Comme pour les taxes, si vous n’avez configuré aucun compte Xero vers lequel effectuer la correspondance sur la page des paramètres Xero, vous pouvez en créer à partir de la page des paramètres Xero.

Pour les ventes à paiement différé, Retail POS reportera chaque paiement individuel au compte que vous spécifiez. Pour toutes les autres ventes, Retail POS calculera le montant à partir de votre fermeture de caisse et reportera tous les paiements en même temps.

Vous pouvez également choisir de reporter ces paiements à un compte provisoire. Si vous choisissez cette option, vous devez créer un compte provisoire dans Xero et vous assurer que les paiements vers ce compte provisoire sont activés dans le plan de comptes de Xero.

Ce compte est généralement un compte d’actifs courant. Veillez à ce que le code de compte comporte six caractères ou moins. Sinon, vos paiements ne seront pas reportés. Pour savoir comment procéder dans Xero, consultez cet article.

Remboursements

Ils sont généralement déduits de vos totaux de paiements pour la journée. Mais si les remboursements totaux accordés aux clients pour un type de paiement dépassent les paiements totaux perçus cette journée-là, nous enregistrerons la différence sur ce compte.

Avec quels comptes dans Xero ces renseignements peuvent-ils être mis en correspondance?

• Actif courant

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Erreurs d’arrondissement

Tenez un registre de tous les petits écarts pouvant survenir lors du calcul des taxes sur les petites transactions. Retail POS les reportera aux comptes sélectionnés lors de la fermeture de la caisse.

Sélectionnez un compte Xero avec lequel mettre ces remboursements en correspondance dans les menus déroulants Rounding (arrondissement) et Cash rounding expense (dépense d’arrondissement d’argent comptant).

Avec quels comptes dans Xero ces renseignements peuvent-ils être mis en correspondance?

• Actif courant
• Passif courant
• Passif
• Charge
• Coûts directs
• Coûts indirects

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Écarts de paiement de caisse

Nous vous recommandons d’utiliser la fonction de gestion de trésorerie de Retail POS pour suivre avec précision le flux de trésorerie dans Retail POS et consigner les écarts dans Xero.

Suivez les différences entre le montant attendu quand vous fermez votre caisse et le montant que vous comptez. Retail POS ajustera en conséquence les totaux de vos comptes de paiement et le compte choisi ici.

Sélectionnez un compte Xero avec lequel mettre ces écarts en correspondance dans le menu déroulant Till payment discrepancies (écarts de paiement de caisse).

Avec quels comptes dans Xero ces renseignements peuvent-ils être mis en correspondance?

• Actif courant
• Passif courant
• Passif
• Charge
• Coûts directs
• Coûts indirects

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Réductions

Enregistrez les réductions offertes à vos clients avec le bouton de réduction ou les catalogues de prix.

Sélectionnez un compte Xero avec lequel mettre ces réductions en correspondance dans le menu déroulant Discounts (réductions).

Avec quels comptes dans Xero ces renseignements peuvent-ils être mis en correspondance?

• Recettes
• Charges

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Passifs

Si vous avez activé le programme de fidélité, le crédit en boutique ou les cartes-cadeaux, vous devez sélectionner l’endroit où ces charges et passifs doivent être enregistrés dans Xero.

• Assurez le suivi des passifs de votre boutique générés par les clients gagnant des primes de fidélité, du crédit en boutique et des cartes-cadeaux.

• Assurez le suivi des dépenses pour votre boutique générées quand ces clients utilisent leurs primes de fidélité ou leurs crédits en boutique.

Si vous ne savez pas comment configurer ces comptes dans Xero ou ignorez les codes à utiliser, veuillez communiquer avec votre conseiller financier.

Sélectionnez les comptes Liability (passif), Expense (charge) ou Revenue (recettes) avec lesquels mettre ces renseignements en correspondance dans les menus déroulants.

Avec quels comptes dans Xero ces renseignements peuvent-ils être mis en correspondance?

• Passif (pour les passifs relatifs aux primes de fidélité, aux crédits en boutique et aux cartes-cadeaux).
• Charge (pour les dépenses relatives aux primes de fidélité et aux crédits en boutique)
• Recettes (pour les recettes relatives à l’expiration des cartes-cadeaux)

Si vous n’avez pas créé de compte dans Xero, vous pouvez le faire dans Retail POS en sélectionnant Add a new Account (ajouter un compte) dans les menus déroulants de correspondance. Ces comptes seront automatiquement créés dans Xero.

Enregistrer vos paramètres

Cliquez sur Save (enregistrer) pour terminer la configuration initiale. Votre boutique Retail POS est désormais configurée pour reporter des données à Xero.